Det goda, det dåliga och skulden att arbeta hemifrån

Att kontoret är en stökig miljö är ingen nyhet.

Det finns mängder av distraktioner som gör att vi blir mindre produktiva.

Kollegor som vill prata med dig vid kaffemaskinen, någon som knackar på och vill ha hjälp fastän du egentligen inte har tid. Hjärnforskare menar att vi behöver 25 minuter på oss att fokusera igen efter att vi blivit störda.

Hur löser vi det?

På senare år har det blivit allt vanligare att arbeta på distans, antingen på heltid eller deltid. Vi tror att det är en trend som alla företag måste förhålla sig till de kommande åren.

Men hur är det egentligen, sitter man inte bara och sölar när man jobbar hemifrån? Faktum är att det är precis tvärtom. Det finns det vetenskapliga belägg för.

Och det är långt ifrån den enda fördelen – om man hanterar distansarbete på rätt sätt. Enligt Stanford-professorn Nicholas Bloom så får man mer gjort när man arbetar på distans jämfört med om man arbetar på kontoret. Det visar ett tvåårigt experiment som han genomfört vid resebyrån Ctrip.

Experimentet visade bland annat att företaget blev effektivare, sänkte sin personalomsättning med 50 procent och minskade sina lokalkostnader radikalt. Men, framför allt, så blev personalen nöjdare.

Och alla vet att nöjda kollegor är bra kollegor – som gör ett bra jobb.

I en annan studie, från AfterCollege i USA, kom man fram till att 68% av de yngre arbetstagarna skulle vara intresserade av att ta ett jobb om de hade möjligheten till distansarbete. Distansarbete kan därför vara en konkurrensfördel när företaget vill attrahera yngre talanger.
Det finns därför många goda skäl, för i stort sett alla företag, att utvärdera vad en mer mobil arbetsstyrka skulle innebära för verksamheten.

‍

Sammanhållning och vi-känsla

Distansarbete och mobilitet är för många företag ett ”win-win”-scenario som gynnar alla. Samtidigt ställer det krav på företaget. När vi arbetar mer och mer på distans blir det också allt viktigare att arbeta för att behålla känslan av samhörighet med de som arbetar på distans. Då är kommunikationen central. Och det krävs bra verktyg för att kunna jobba effektivt och sammanhållet.

En smart mobil växel är en förutsättning

Det är idag betydligt lättare att jobba på distans än vad det var för bara fem år sedan. Inte minst har den nya generationens företagsväxlar utvecklats enormt och fått mängder med nya digitala funktioner som underlättar företagets kommunikation. En modern och mobil företagsväxel, som lynes Telefoni, hanterar inte bara in- och utgående samtal utan blir ett nav för många delar av företagets kommunikation.

Hur kan en företagsväxel stödja distansarbete?

Låt oss kika lite mer på fem utmaningar som kan uppstå vid distansarbete och hur en digital, molnbaserad företagsväxel hjälper till att hantera dessa. De fem utmaningarna är:

• Hålla ihop teamet
• Hantera löpande uppföljning och coachning
• Se till att kollegorna arbetar effektivt på distans
• Uppföljning av KPI:er och statistik
• Säkerställa att kunden får samma bemötande, oavsett var agenten befinner sig

Utmaning 1: Hålla ihop teamet

Är en smart chattfunktion som är inbyggd i företagsväxel och som alla kunder till lynes Telefoni har tillgång till. lynes går att använda mellan två eller fler deltagare och du skapar enkelt Att göra-listor, delar ut dokument och delar filer med kollegor. Det går också att skapa mappar och sortera de filer som delas i chatten, vilket förenklar och skapar ordning. lynes ger helt enkelt företaget ett gemensamt gränssnitt för de kollegor som är på plats och de som distansarbetar, vilket är helt avgörande för en effektiv internkommunikation.

En annan sak som är en utmaning när vissa kollegor distansarbetar är att hålla möten. Med lynes så är det inga problem och i och med att den är inbyggd i din företagsväxel så slipper ni externa mjukvaror som krånglar eller laggande ljud! Ni kan ha möten via samtal, webb eller video

‍

Utmaning 2: löpande uppföljning och coachning med Wallboard

Att följa upp och se hur personalen och kollegor presterar är viktigt oavsett om man jobbar på distans eller är på kontoret. Har man säljare som vill ha möjligheten att jobba hemifrån så kan ni enkelt följa upp och se hur många samtal personen har ringt? Hur länge har personen har pratat med sina prospekt och kunder? Hur många samtal som varit besvara? Detta är lika viktigt för att kunna utvärdera om frihet under ansvar fungerar på ett tillfredställande sätt eller som det är någon person som behöver hjälp i sitt arbete?
Wallboard är en funktion som ger dig tillgång till den statistik och information som du behöver för att löpande hålla koll på dina KPI:er, oavsett om personalen sitter på kontoret eller på ett café.

Detta gäller även för supportavdelningen. Ingen kund vill vänta länge i en telefonkö. Med Wallboard så kommer ni att kunna se hur många kunder som är i kön? Hur länge har dom väntat i kön? Hur många agenter är tillgängliga? Behövs det bemanning då kan du med Svarsgruppsövervakaren logga in fler agenter. Allt detta kan du göra på distans. Ni kommer att ha full koll på ert ringmönster och belastningen med vår Wallboard

Utmaning 3: hantera svarsgrupper och arbeta effektivt på distans

Något man vill undvika när man jobbar på distans är att kommunicera med kollegor i onödan, varför? Jo, det tar energi och tid. Kan man utföra en arbetsuppgift utan att blanda in ytterligare en kollega så går det snabbare att utföra arbetsuppgiften.

Svarsgruppsövervakare gör att du kan logga in och ur kollegor i svarsgrupper utan att be dom att logga in. Du har också realtidsövervakning på hur många som är i kö, hur många samtal ni har tappat och hur många agenter som är i samtal. Detta ser du oavsett om ditt företag har företagsväxel eller en ren mobil växel från lynes Telefoni. Tillsammans med Wallboard får ni en riktigt smidig och effektiv lösning.

Utmaning 4: utvärdera resultat och KPI:er med statistik och rapporter

För att se om distansarbete är något som passar ert företag är det viktigt att kunna mäta resultat och analysera dem i lugn och ro. Ett riktigt bra verktyg för detta är vårt statistik- och rapportverktyg. Det är ett kraftfullt komplement till lynes Wallboard, som ger insikter live.

Med vår rapport och statistikverktyg kommer du att få ut detaljerade rapporter på i stort sett allt som görs. Du kan till exempel se hur en svarsgrupp-, agenter i en svarsgrupp presterat, hur många samtal en användare i företagsväxeln har ringt mm. Ni kan gå tillbaka veckor, månader och år för att jämföra resultaten. Vet ni vilka parametrar ni vill se så kan ni schemalägga rapporterna och få dem utskickade till er när ni vill ha dem. Med hjälp av vårt användarvänliga webbgränssnitt kan du också logga in och ta fram de rapporter du önskar vart du än befinner dig.

Utmaning 5: se till att dina kunder alltid får rätt bemötande med hjälp av en telefonpolicy

Förutom att ha rätt system och verktyg så är det viktigt att dina kunder alltid får rätt bemötande, i rätt tid, och att kollegorna arbetar effektivt. Detta kan såklart vara en utmaning vid distansarbete, när man inte kan coacha och följa upp medarbetarna på plats. Då är en tydlig telefonpolicy extra viktig.
Telefonen och telefonväxeln kommer att vara ert primära verktyg när ni ska kommunicera med varandra. Då är det viktigt att alla jobbar på samma sätt för att undvika onödigt extra jobb och för att få en röd tråd i företagets kundbemötande.

• Hur svarar vi i telefon?
• Hur bemöter vi en kund som vill tala med en kollega som är upptagen i samtal?
• Vilka regler gäller för frånvarohanteraren och vidarekoppling av samtal?

För att bygga vidare på samhörigheten så är det viktigt att alla följer efter telefonpolicyn. Detta eftersom det inte ska synas utåt om man jobbar hemma eller på kontoret, både kunder och kollegor ska alltid få samma bemötande.

Några sista ord…

I det här inlägget har vi sammanställt fem viktiga punkter att diskutera i samband med distansarbete och hur en mobil växel/företagsväxel kan hjälpa er att lyckas. Som vi ser det, kommer trenden med mobila arbetsplatser och distansarbete bara fortsätta att växa. Det finns alldeles för många fördelar både för arbetsgivaren och för den anställde för att så inte ska bli fallet.

Frågan är bara:
Hur gör ni på ert företag?