Det hÀr Àr inlÀgg 1 av 5 i en serie om synkron och asynkron kommunikation
Idag Àr en global organisation ganska vanligt. Företagskommunikation mellan lÀnder likasÄ. Fler företag Àn nÄgonsin jobbar pÄ distans och outsourcing av tjÀnster sker i större utstrÀckning idag Àn tidigare.
Att ha ett gÀng utvecklare i Italien, designteamet i L.A. och backoffice samt fler utvecklare i Sverige Àr inte sÄ konstigt. Att man Àr pÄ kontoret nÄgon dag och sen kanske jobbar hemifrÄn ett par gÄnger i veckan Àr inte heller konstigt. Men för bara nÄgra Är sen lÀt det omöjligt.
DÄ var vi lÄngt ifrÄn redo och hade noll kunskap i hur man skulle hantera en organisation pÄ distans dÀr ibland olika tidzoner Àr en faktor.
Vart börjar vi?
.avif)
Fler företag har anammat distansmetoden och genomgÄr i skrivande stund en digital transformation. Pandemin Àr sÄklart katalysatorn kombinerat med en mer mogen teknik. TjÀnster sÄ som lynes, Office 365, DropBox, Hubspot, Trello och G suite gör det möjligt.
Det har lett till att vi har lĂ€mnat industrisamhĂ€llet bakom oss och gĂ„tt in i: âAnders! Vi ser dig men hör dig inteâ-eran
Trots att distansarbete vĂ€xer Ă€r det fortfarande i sin linda. Vi lĂ€r oss fortfarande hur man ska implementera ett ramverk för distansarbete, hur storskaliga projekt pĂ„ distans ska drivas, hur man ska anstĂ€lla medarbetare utanför Sveriges grĂ€nser och hur onboarding sker nĂ€r man inte sitter i samma konferensrum. Som jĂ€nkarna sĂ€ger âitâs a whole different ballgameâ.
Den största utmaningen för digitala arbetsplatser Àr internkommunikationen. Kommunikation? Det Àr vÀl det minsta problemet?  Med nÄgra fÄ knapptryckningar fÄr du ju ivÀg ett meddelande till lÄngtbortistan. Busenkelt!

Nja, nÀr man vÀxer som företag Àr det viktigt att anpassa och optimera kommunikationen sÄ att den skalar korrekt, nyckelorden Àr skalar korrekt och det Àr inte enkelt. Det kan snabbt bli ett monster som dödar produktiviteten.
Som en distansorganisation Àr det viktigt att tÀnka pÄ
- Hur avdelningar kan arbeta tillsammans trots att de befinner sig i olika tidszoner
- Vad för roll asynkron- och synkron kommunikation har
- Vad för olika system anvÀnds för att kommunicera idag? WhatsApp? Mejl? Chatt?
- Vilka Àr de bÀsta verktygen för kommunikation anpassat för distansarbete?
Syftet med den hÀr inlÀggserien Àr att hjÀlpa er att strukturera er internkommunikation och ge er de rÀtta verktygen för att samarbeta mer effektivt.
Framför allt kommer inlÀggen att visa dig hur kommunikationen i företaget kan struktureras pÄ ett sÄdant sÀtt att den tar hÀnsyn till tidszoner, arbetsbelastning och transparens inom företaget.
Den uppenbara skillnaden nÀr man jÀmför att jobba pÄ distans och pÄ kontor Àr att de sistnÀmnda inte krÀver perfekt kommunikation. MissförstÄ mig rÀtt, det Àr viktigt, men den behöver inte vara perfekt.
SÄ Àr ju inte fallet nÀr man arbetar pÄ distans. DÄ Àr vi tillbaka till perfekt kommunikation igen. NÀr kontoret ersÀtts med en digital arbetsplats blir företagets samarbetsverktyg eller chattprogram livsviktiga. Hur ni strukturerar företagets sÀtt att kommunicera Àr alltsÄ avgörande.

Navigera mellan tidszoner
Att förvĂ€nta sig ett snabbt svar nĂ€r du befinner dig i Ădeshög och din kollega ligger och sover i LA vore befĂ€ngt. Men det Ă€r ocksĂ„ en av de stora utmaningarna för distansarbetet. Om arbetet Ă€r fördelat över olika tidszoner Ă€r det viktigt att vara organiserad sĂ„ inte tidsskillnader blir en flaskhals.
Vilket det lÀtt kan bli.
â
Distansarbete och förlusten av kÀnslomÀssiga nyanser
NÀr tonen eller ett ansiktsuttryck förÀndras uppmÀrksammas det fort av kollegorna runt om, dessa subtila förÀndringar ger oss en inblick i hur nÄgon mÄr. Att vara chef pÄ digital arbetsplats Àr en utmaning, det Àr inte lÀngre lika enkelt att snappa upp hur en kollega mÄr nÀr nyanserna försvinner. Det stÀller högre krav pÄ oss som chefer och kollegor. TyvÀrr finns det mÄnga chefer som missar detta helt och hÄllet eller vÀljer att strunta i det.
En intressant artikel frÄn Harvard Business Review skriver att nyanserna försvinner i digitala konversationer vilket blir kostsamt.
âVad Ă€r det som saknas i vĂ„ra chattmeddelande, e-mail, SMS, telefonkonferenser? KroppssprĂ„k, ansiktsuttryck och nyanser. Ăven om vi befinner oss pĂ„ samma kontor lĂ€mnas tonen i ett mejl eller chattmeddelande vidöppen för tolkning. Dessa misstolkningar kan bli dyra, pĂ„verkar moralen, engagemanget, produktiviteten och innovationen.â
För att sÀkerstÀlla att hÀlsan pÄ digitala arbetsplatser mÄste man hitta andra vÀgar för fÄ en inblick hur kollegorna egentligen mÄr.
.avif)
Bevara transparens pÄ en digitalarbetsplats
Informationssilon Àr en flaskhals. Det skapar luckor i hur kunskapen sprids inom ett företag och leder till försÀmrad prestation. FörutsÀttningarna för att göra ett bra jobb minskar drastiskt nÀr man mÄste förlita sig pÄ nyckelpersonernas tillgÀnglighet. TyvÀrr Àr detta en sanning pÄ mÄnga företag oavsett om man arbetar pÄ distans eller inte.
Utan noggrann dokumentation över diskussioner och beslut som fattas bildas en informationshierarki dÀr de som arbetar pÄ distans hamnar lÀngst ner. Tumregeln för att undvika detta Àr: NÀr man har avdelningar som arbetar pÄ distans, arbetar alla pÄ distans. Oavsett avdelning sÄ ska rutinerna anpassas efter distansarbete, först dÄ blir ni en digitalarbetsplats. Det gÀller alltsÄ Àven om ni har medarbetare som ocksÄ Àr pÄ kontoret ibland.
Saknar ni interna wikis, vÀldokumenterade rutiner, SharePoint-bibliotek som alla kan ta del av motarbetar ni omedvetet de som arbetar pÄ distans. För dÄ sker kommunikationen i det dolda och ni bygger informationssilon. Digitala arbetsplatser mÄste hitta rÀtt mix av verktyg och processer för att sÀkerstÀlla att alla har tillgÄng till information de behöver.
LÀs vidare: Del 2: Vad Àr synkron och asynkron kommunikation?