Del 1: Fallgruvene ved fjernarbeid

Dette er innlegg 1 av 5 i en serie om synkron og asynkron kommunikasjon

I dag er en global organisasjon ganske vanlig. Forretningskommunikasjon mellom land også. Flere selskaper enn noen gang jobber eksternt, og outsourcing av tjenester skjer i større grad i dag enn noen gang før.

Å ha en haug med utviklere i Italia, designteamet i L.A. og back office samt flere utviklere i Sverige er ikke så rart. Å være på kontoret en dag og så kanskje jobbe hjemmefra et par ganger i uken er heller ikke rart. Men for bare noen år siden hørtes det umulig ut.

Da var vi langt fra klare og hadde null kunnskap om hvordan vi skulle styre en organisasjon eksternt der noen ganger forskjellige tidssoner er en faktor.

Hvor begynner vi?

Flere selskaper har omfavnet fjerntilnærmingen og gjennomgår i skrivende stund en digital transformasjon. Pandemien er selvfølgelig katalysatoren kombinert med en mer moden teknologi. Tjenester som lynes, Office 365, DropBox, Hubspot, Trello og G suite gjør det mulig.

Det har ført til at vi forlater industrisamfunnet og går inn i: «Anders! Vi ser deg, men hører deg ikke» -era

Selv om fjernarbeid vokser, er det fortsatt i sin spede begynnelse. Vi lærer fortsatt hvordan vi implementerer et rammeverk for fjernarbeid, hvordan du kjører store eksterne prosjekter, hvordan du ansetter ansatte utenfor Sveriges grenser og hvordan onboarding foregår når du ikke sitter i samme konferanserom. Som Yanks sier, «Det er et helt annet ballspill.»

Den største utfordringen for digitale arbeidsplasser er intern kommunikasjon. Kommunikasjon? Det er det minste av problemene, er det ikke? Med noen få tastetrykk vil du motta en melding til fartbortistan. Buss lett!

Vel, når du vokser som selskap, er det viktig å tilpasse og optimalisere kommunikasjonen slik at den skaleres riktig, stikkordene er skalerer riktig og det er ikke enkelt. Det kan raskt bli et monster som dreper produktiviteten.

Som fjernorganisasjon er det viktig å vurdere

• Hvordan avdelinger kan samarbeide til tross for at de befinner seg i forskjellige tidssoner
• Hva er rollen til asynkron og synkron kommunikasjon
• Hvilke forskjellige systemer brukes til å kommunisere i dag? WhatsApp? E-post? Chat?
• Hva er de beste verktøyene for fjernarbeid?

Hensikten med denne serien med innlegg er å hjelpe deg med å strukturere din interne kommunikasjon og gi deg de riktige verktøyene for å samarbeide mer effektivt.

Fremfor alt vil innleggene vise deg hvordan kommunikasjon i selskapet kan struktureres på en slik måte at den tar hensyn til tidssoner, arbeidsmengde og åpenhet i selskapet.

Den åpenbare forskjellen når man sammenligner arbeid eksternt og på kontorer er at sistnevnte ikke krever perfekt kommunikasjon. Ikke misforstå meg, det er viktig, men det trenger ikke å være perfekt.

Dette er ikke tilfelle når du jobber eksternt. Så er vi tilbake til perfekt kommunikasjon igjen. Når kontoret erstattes av en digital arbeidsplass, blir selskapets samarbeidsverktøy eller chat-applikasjoner avgjørende. Hvordan du strukturerer bedriftens måte å kommunisere på er avgjørende.

Navigere mellom tidssoner

Å forvente en rask respons når du er i Ödeshög og kollegaen din ligger og sover i LA ville være latterlig. Men det er også en av de store utfordringene for fjernarbeid. Hvis arbeidet er fordelt over forskjellige tidssoner, er det viktig å være organisert slik at tidsforskjeller ikke blir en flaskehals.

Som det lett kan bli.

‍

Fjernarbeid og tap av emosjonelle nyanser

Når tonen eller ansiktsuttrykket endres, blir det raskt lagt merke til av kolleger rundt, disse subtile endringene gir oss et innblikk i hvordan noen har det. Å være leder på den digitale arbeidsplassen er en utfordring, det er ikke lenger like lett å plukke opp hvordan en kollega føler seg når nyansene forsvinner. Det stiller høyere krav til oss som ledere og kolleger. Dessverre er det mange ledere som savner dette helt eller velger å ignorere det.

En interessant artikkel fra Harvard Business gjennomgang skriver at nyanser forsvinner i digitale samtaler som blir kostbare.

«Hva mangler i våre chatmeldinger, e-post, SMS, telefonkonferanser? Kroppsspråk, ansiktsuttrykk og nyanser. Selv om vi er på samme kontor, er tonen i en e-post eller chat-melding åpen for tolkning. Disse feiltolkningene kan bli dyre og påvirke moral, engasjement, produktivitet og innovasjon.

For å sikre helsen til digitale arbeidsplasser, må det finnes andre veier for å få innsikt i hvordan kolleger faktisk har det.

Opprettholde åpenhet på en digital arbeidsplass

Informasjonssiloer er en flaskehals. Det skaper hull i hvordan kunnskap formidles i et selskap og fører til svekket ytelse. Forutsetningene for å gjøre en god jobb reduseres drastisk når du må stole på tilgjengeligheten av nøkkelpersoner. Dessverre er dette en sannhet hos mange selskaper enten du jobber eksternt eller ikke.

Uten nøyaktig dokumentasjon av diskusjoner og beslutninger som er tatt, dannes et informasjonshierarki der de som jobber eksternt havner nederst. Tommelfingerregelen for å unngå dette er: Når du har avdelinger som jobber eksternt, jobber alle eksternt. Uansett avdeling bør rutinene tilpasses fjernarbeid, først da blir du en digital arbeidsplass. Dette gjelder selv om du har ansatte som også er på kontoret noen ganger.

Hvis du mangler interne wikier, veldokumenterte prosedyrer, SharePoint-biblioteker som alle kan dra nytte av, motvirker du uforvarende de som jobber eksternt. For da foregår kommunikasjon i det skjulte og du bygger informasjonssiloer. Digitale arbeidsplasser må finne riktig blanding av verktøy og prosesser for å sikre at alle har tilgang til informasjonen de trenger.

Les videre: Del 2: Hva er synkron og asynkron kommunikasjon?