Før jeg skulle skrive dette innlegget, gjorde jeg en rask sjekk i Lynes. Jeg er i 43 chatkanaler.
Nå er dette ikke en konkurranse om hvem som er i flest kanaler, men hvis du vil fortelle meg hvor mange chatkanaler du er i, kan du sende meg en e-post her.
I tillegg til de 43 kanalene har jeg selvfølgelig alle mine direkte chatter, noe som betyr at jeg lander på rundt 100 mulige kommunikasjonsruter.
Generelt har jeg mye å si, så jeg kunne enkelt fylle 100 mellomrom med tekst, e-post, bilder og GIF-er.
Men så er det den lille detaljen at jeg har ting å gjøre hver dag, du vet, jobb... Så å leve som en tyv i 100 chatter er ikke bra for meg eller for organisasjonen.
Så hvordan skaper du kontroll og struktur i chatten din?
Som venn og talsmann for orden skal jeg gi deg mine fem beste tips for å lykkes i en god chatstruktur samtidig som du opprettholder produktiviteten.
Hvorfor bør du strukturere chatten din?
Chatter kan være rotete, varsler kan være irriterende, og da har vi alltid minst en kollega som er litt «triggerglad» og gjerne klikker på enter før de tenker gjennom meldingen.
Du vet dette:
Å ikke ha en strukturert chat fører selvfølgelig til forvirring, og som du trygt kan finne ut, reduserer det produktiviteten din.
Som med mye i livet, får du ta det dårlige med det gode; å chatte, på riktig måte, er en enkel måte å få mer gjort, redusere stress og minimere risikoen for å glemme noe.
I stedet for den evige ringingen fra en kollega, har du en melding å gå tilbake og lese for å sikre at du ikke har glemt noe. Chatmeldinger, på riktig måte, helst med en asynkron tankegang bidrar til mer tid brukt i dypt arbeid.
Hvis du vil vite mer om asynkron kommunikasjon, foreslår jeg at du sjekker det ut her.
Hvordan strukturere chatten din
- Begynn med et tomt lerret
Start fra null, selv om du allerede har en «struktur». Det jeg sier er ikke at du skal slette alt på volleyballen, men se bort fra hvordan du har det i dag og i stedet begynne å tenke på hvordan du vil gjøre fremover.
- Etablere og vedlikeholde etablerte strukturer i chat-kanaler
Nå er det på tide å begynne å tenke. La oss starte med noe enkelt. Hvilke avdelinger eksisterer i dag? Hver avdeling bør ha sitt eget team i chatstrukturen din. Vi leker med ideen om at organisasjonen din har følgende avdelinger:
- Støtte
— Selg
— Økonomi
— Markedet
Deretter går du gjennom avdeling for avdeling og skjærer ut hvilke kanaler som trengs. Nå er det ikke på tide å gjette. Inviter den respektive avdelingslederen inn i prosessen.
Vi tar salg som et eksempel, under det teamet, for eksempel, vil følgende kanaler eksistere:
#general — en chat-kanal alle lag skal ha. En generell og mindre formell kanal for både selgere og kolleger fra andre avdelinger.
#team -salg — en låst kanal for bare selgerne der de kan snakke om hva de snakker om (Kanskje hva de skal tjene på alle pengene de tjener 😉)
#backoffice — Hvis det er en, er det selvfølgelig behov for en kanal for back office og administrativ snakk om virksomheten.
#sales -memer Jobbe hardt, spill hardt, du vet. Du burde ha det litt gøy også.
I tillegg til lagene og kanalene vi allerede har, synes jeg det er viktig å samle #leverantörer & #projekt i hvert lag.
Der kan du ha prosjektkanaler på tvers av avdelinger samt chatkanaler med leverandørene dine.
- Bruk trådede samtaler
På tide å begynne å tenke på å chatte. Forsikre deg om at du bruker trådede samtaler for å gjøre det enkelt å sjonglere flere samtaler samtidig i en kanal med andre også. Hvis du vil gå tilbake, finner du all informasjonen i en tråd om f.eks faktura #13531 eller hva neste trinn var i det prosjektet.
Hvis du jobber asynkront, er dette et must. For hvis du ikke vokter chatkanalene som en hauk, er det viktig at du enkelt kan lese innhente i kanalene der du har blitt nevnt og har varsler. Med tråder monteres alt enkelt for «laggards»
- Del for å redusere informasjonssiloer
Super viktig tips!! Ok, alle er viktige, MEN husk at dette er forskjellige tider nå, når du leser dette sitter du kanskje ikke på kontoret, men kanskje hjemme, i landet eller et annet sted. «Kaffesnakket» er 2019 for å støte på en kollega i gangen skjer heller ikke veldig ofte.
Du og kollegene dine er digitale og hybride (forhåpentligvis), og da er det viktig å dele alt du har gjort på kontoret før. Alt slik at ingenting blir sittende fast hos noen og skaper en såkalt informasjonssilo.
- Slå av varsler på kanalene som ikke er «viktige»
Ok, selv om jeg ser på meg selv som uunnværlig, har jeg vanskelig for å rettferdiggjøre min uunnværlige konstante tilstedeværelse i omtrent hver chatkanal. Nettopp av denne grunn er det bra å slå av varslene for de kanalene som ikke haster, eller hvis jeg mottar; mindre viktig.
I tillegg er dette veien du bør gå hvis du og organisasjonen din ønsker å omfavne en mer asynkron måte å jobbe på.
Såååå der. På tide å strukturere arbeidsdagen din! Har du ikke de riktige verktøyene i dag? Fortvil ikke, her kan du prøve lynes gratis i 30 dager.
