Hvilke selskaper trenger en telefonsentral og hva er dens formål?
Trenger små bedrifter en telefonsentral, og hvor mange ansatte trenger de å være for at den skal lønne seg?
Det enkle svaret er at det er flere fordeler selv for mindre selskaper med få ansatte. Og med dagens skybaserte brytere unngår du dyre kjøpskostnader og betaler bare fortløpende for funksjonene du trenger, noe som har gjort det mulig for små bedrifter og små bedrifter å ha tilgang til en telefonsentral som store selskaper bruker uten kostnadene for skjorten.
Hva er hensikten med en telefonsentral?
At en tapt samtale kan være en tapt kunde er en gammel sannhet. Men det er veldig sant selv i dag. Mange ønsker bare å snakke med noen personlig for å avgjøre om selskapet er pålitelig. Gjennom bryteren styrer du blant annet hvordan samtalene mottas og om de skal videresendes til en kollega eller til en ekstern telefontjeneste, når ingen kan svare.
Vi vet hvor viktig en bryter er, fra vår egen erfaring
Det kommer kanskje ikke som en nyhet at gir er viktig for oss. Men i tillegg til å selge bedriftsbrytere, er vi også brukere, og det har lært oss mye.
Vi var - og er - et entusiastisk team. Da vi startet Lynes Telefoni, brukte vi all vår tid på å utvikle tjenesten vår. Om å finne nye kunder. På intern jobb. Ærlig talt, vi jobbet ekstremt hardt. Og gjorde ekstremt mange kalde samtaler. Men vi gikk glipp av mange samtaler.
Vi hadde rett og slett ikke tid til å motta samtaler.
.avif)
Vår erfaring som utstyrsbruker
Vi er fortsatt et mindre selskap, selv om vi har vokst mye de siste årene. Selvfølgelig har antall innkommende anrop økt betydelig etter hvert som vi har vokst. I begynnelsen gjorde vi mange ting galt:
- Vi avslo samtaler og ringte deretter tilbake når vi har tid. Men vi fikk aldri tid.
- Vi sendte tekstmeldinger som, 'Kan jeg ringe deg tilbake om et øyeblikk? '. Vi glemte å ringe tilbake.
- Vi nådde over telefon til en kollega, i stedet for å koble samtalen.
- Vi sjekket av telefonsvarer altfor sent og innså at vi hadde meldinger fra forrige uke som vi ikke hadde svart på.
- Etc
Kanskje du kjenner deg igjen?
Det vi manglet var noe som kunne styre vekk fra samtaler, automatisk koble til og hjelpe oss med å redusere stress.
For oss ble telefonsentralen helt avgjørende, og det fortsetter å være det.
Det er fra våre egne erfaringer som småbedriftseier at vi har utviklet det beste verktøyet du kan ha: en smart, skalerbar og kostnadseffektiv telefonsentral som hjelper deg med å administrere telefonien din.
En bryter hjelper deg å handle raskere og gi bedre service, med samme bemanning
.avif)
Når kundene ringer inn, har de mange forskjellige typer spørsmål; noen er enkle og andre vanskeligere. Et forretningssentralbord hjelper dem med å få svar på spørsmålet sitt på raskest mulig måte, samtidig som du reduserer mengden samtaler du må svare personlig.
En enkel, men effektiv løsning er å bruke unike meldinger som spilles av for kunder i sirkel. De kan referere til nettstedet ditt, forskjellige e-postadresser eller be dem om å gjøre et knappevalg. Du gir kunden den informasjonen de trenger, og du reduserer antall samtaler de mottar.
Selvfølgelig bør du fortsette å yte personlig service til kundene dine når det er på tide å gjøre det. Men det er viktig å definere hva god service er i forskjellige situasjoner. Telefonsentralen hjelper kundene dine med å få svar på enkle spørsmål raskt.
Samtidig kan du og dine kolleger sette full kraft i problemene der personlig service er nødvendig - det tilfører ekstra verdi til kunden.
Koble kunder til riktig person umiddelbart
En annen smart funksjon er svargrupper. Ved å bruke svargrupper vil du kunne svare på samtaler raskere, med samme bemanning. For eksempel kan du bestemme at personen med mest erfaring skal ta seg av innkommende anrop. Når de er opptatt, går det til neste person i gruppen og så videre.
Ikke koble kunden din til en telefonsvarer
Jeg tror de fleste har vært rundt det; vi ringer inn til et selskap og ber om en person, bare for å havne direkte i telefonsvarer. Eller det går signal på signal uten at noen svarer.
Andre ganger venter vi på noen få signaler, før vi får ordet om at personen er opptatt i en annen samtale. Det skaper unødvendig frustrasjon. Og - i all ærlighet - det er sannsynligvis det som hilste mange av våre kunder i utgangspunktet.
Da er det bedre å kunne legge igjen en personlig melding slik at personen kan ringe meg opp, alternativt få muligheten til å snakke med noen andre.
Spesielt hvis du allerede har ventet i en telefonkø. Med vårt firmas sentralbord slik at du enkelt kan se om kolleger er i samtale eller ikke, slik at du kan koble til med en gang eller gi den som ringer riktig informasjon.
Arbeid hvor du vil, med utstyret i lommen
Mange små bedrifter har i dag en mobil virksomhet, hvor du ikke sitter på samme sted hver dag. Mange jobber mye i feltet, andre tilbringer en stor del av tiden sin med klienter. Med utstyret i lommen kan du jobbe hvor du vil og ikke gå glipp av noen samtaler.
Vis riktig nummer, til rett tid
Hvilket nummer viser du når du ringer en kunde som trenger hjelp - ditt direkte nummer?
Hvilket nummer vil du vise når du ringer en kunde som trenger hjelp?
Dette er superviktig og verdt å tenke på. Å bruke riktig nummer vil hjelpe deg med å lede kundene dine til raskere service.
Ingen vil ringe noens direkte nummer for å bli opptatt eller bli avvist med en tekst «Kan jeg ringe deg tilbake om et øyeblikk». Da er det mye bedre å ringe et nummer og komme til noen som kan hjelpe meg.
I en moderne løsning velger du hvilket nummer du viser utad. Du kan velge mellom utvekslingsnumre, direktenumre og mobilnumre. Dette kan enkelt settes opp i Lynes-bryteren din, slik at du kan jobbe i fred, samtidig som du lar kundene få vite når du er tilgjengelig eller kobler dem direkte til noen som kan hjelpe dem.
Bruk et arbeidsnummer
Det er også viktig å jobbe med et såkalt arbeidsnummer. Da kan du enkelt endre referansen til «Møte», noe som betyr at alle som ringer ditt direkte nummer vil bli varslet om at du er opptatt. Ved å skille mellom mobilnumre og arbeidsnumre, kan kjære samtidig komme til deg, til tross for at du har henvist deg til et møte.
Som noen kunder beskriver det:
«Vi ønsker å kunne sette inn «favoritter» som skal kunne ringe gjennom hvis vi har lagt inn henvisning.
For eksempel, hvis jeg er på et møte, skal datteren min kunne komme frem.»
Bruke Exchange Statistics for å bli bedre
Hvordan vet vi at vi gjør en god jobb hvis vi ikke måler det? Å kunne få statistikk over hvor mange samtaler vi har mistet og hvor mange samtaler vi mottar er veldig viktig for å kunne se trender.
- Hvor mange samtaler har vi mottatt i gjennomsnitt det siste året?
- Hvis trenden fortsetter som den gjør, hvordan vil den se ut om et år?
- Trenger vi nye ansettelser?
Dette var problemer vi slet med, og som førte til at vi utviklet vår rapport- og statistikktjeneste. Vi har hatt stor nytte av det og ser at mange kunder, både store og små, bruker det til å forbedre og utvikle seg.
Vil du vite mer om telefonsentralen vår?
En moderne telefonsentral er ikke bare for tilkobling og etablering av samtaler. Det handler om å gi kundene en god opplevelse og service, og du kan gjøre det på mange måter. Du kan klikke her hvis du vil vite mer om sentralbordet vårt og dets forskjellige funksjoner. Du kan også bestille en avtale med oss for en personlig demo av hvordan du kan bruke alle våre smarte utstyrsfunksjoner i virksomheten din!
