Dette er del 3 av en serie om asynkron og synkron kommunikasjon. Del 1 finner du her og del 2 her
Tross alt har vi allerede funnet ut at alt ikke er gull og grønne skoger på den digitale arbeidsplassen. Men synkron død tar sannsynligvis prisen. For akkurat som da du var på kontoret, kan du enkelt kaste bort 10 minutter på å snakke om noe som langt fra haster - selv på den digitale arbeidsplassen.
Minimering av synkron kommunikasjon for å unngå synkron død er viktig. Å eliminere sanntidskommunikasjon og fokusere i stedet på oppgavene foran deg er avgjørende.
Selvfølgelig, når du ikke trenger å svare på en melding ASAP, øker produktiviteten. Synkron kommunikasjon, som før, har sin plass, for eksempel i akutt problemløsning.
Vi har samlet våre Gjør og ikke må Når det gjelder synkron kommunikasjon slik at du ikke trenger å dø synkron død.
Å jobbe i forskjellige tidssoner har sine utfordringer
Det er ingen underdrivelse å si at det er en utfordring med synkron kommunikasjon når:
- Kollegaene er spredt over flere tidssoner
- Når det kan skille så mye som 9 timer mellom kolleger
I praksis kan dette bety at når en kollega starter, går en annen hjem. Hvordan går du frem for å ha et videomøte? Hmm, ingen lett mutter å knekke.
Men vent, hvordan gjør de det på sykehus? Hvor treskift hører til hverdagen...
Ahh!! De har overleveringer, medisinske journaler og annen dokumentasjon som forteller oss hva som har skjedd og blitt gjort mot pasientene.
Digitale arbeidsplasser som mangler en strategi for hvordan de skal kommunisere, kommuniserer alltid synkront. Det er ikke så rart egentlig fordi det er slik vi snakker på kontoret. Resultatet er vanligvis utbrenthet eller at kolleger slutter fordi det blir vanskelig å balansere arbeid og privatliv.
En måte å omgå dette på er å ansette bare folk i Sverige, eller innenfor 'vår' tidssone. Denne strategien er kanskje ikke den beste. Da risikerer du å måtte tommelfingre på ferdigheter og erfaring og helt miste innsikten som en globalt team gir.
Hvis produktet ditt er tilgjengelig over hele verden, er det en logikk at du også gjør det. Ikke misforstå meg, jeg mener ikke i alle land.
Overbelastet og uproduktiv
Mange arbeidsplasser som jobber eksternt bruker chat-programmer for å holde kontakten. Du tenker kanskje, hvorfor ikke bare e-post? Eh, nei takk!!
På dette tidspunktet trenger vi ikke gå inn på hvorfor du ikke skal kommunisere internt via e-post. Stol på meg fordi hvis det er en ting jeg kan gjøre, er det intern kommunikasjon.
Chatprogrammer dukker selvfølgelig opp, og flere blir dem. Vi ser bedrifter som bruker iMessage, Slack, Microsoft Teams, Lynes og WhatsApp på daglig basis.
Problemet med synkron kommunikasjon er nettopp chat-programmene, og det er stavet; Grønn eller rød referanse.
Skilt tilgjengeligheten din eksternt ved hjelp av henvisninger eller statusoppdateringer der grønt = tilgjengelig og rødt = opptatt.
Problemet som oppstår er at du blir lenket til statusen din, det blir en byrde. For når du er grønn, signaliserer du indirekte til kollegene dine at du er tilgjengelig og at de står fritt til å «forstyrre» deg
Det vil være svart eller hvitt. (Grønn eller rød) Både du og jeg vet det, det er ikke så enkelt.
Microsoft Teams eller Slack som mange selskaper har omfavnet legemliggjør dette. Det er en app som mange ser på som asynkron som fører til halvløksamtaler gjennom dagen.
Rescue Time-data har sett at Microsoft Teams og Slack-brukere i gjennomsnitt bare bruker 5 minutter utenfor appen før den åpnes igjen. Noen ganger for en påminnelse, eller for å sjekke om du savnet noe.
Det krever ikke et geni for å finne ut at det ikke er bra for produktivitet eller helse.
Å snakke i sanntid gjennom dagen er et problem, som vi nevnte ovenfor. I tillegg til å bli lett forstyrret, forhindres du i å falle i en flyt.
Mareritt-scenariet: å ha mye å gjøre og få litt gjort.
Resultatet av en «alltid tilgjengelig» kultur som mange bedrifter driver fører til at avdelinger blir overbelastede og uproduktive, vi kan derfor slå fast at speidere får lov til å ha sitt motto «Alltid klar» for seg selv.
Anvendelser av synkron kommunikasjon
Selv om jeg har listet opp flere ulemper med synkron kommunikasjon, er det fortsatt en viktig del av hvordan du kommuniserer når du jobber eksternt.
Trikset til suksess kommer ned på å ha den rette grunnen når du velger å kommunisere synkront.
Når passer det best da?
Den sosiale hverdagshytta
Fjernarbeid og isolasjon er synonymt i disse tider. Den raske frem og tilbake kommunikasjonen mellom kolleger er perfekt for kafferomsamtaler. Du vet når du snakker om en spennende serie og hva som skjer i helgen. En klassisk tale som bygger kultur og fellesskap.
Vi i lynes Telefoni har spesifikke chatkanaler der vi (med vi mener jeg) snakker Melodifestivalen, Liverpools tap og annet moro. Akkurat som vi gjorde på kontoret.
Noen ganger tar det mer enn en chatmelding, og da er det hyggelig å bli sett.
Vi har stående videomøterom som vi kan gå inn til når vi trenger å bli sett, noen ganger starter det som en chatmelding og slutter med at vi går inn i videomøterommet for å fortsette å diskutere. Andre ganger spiser vi felles lunsjer over video. Video styrker også båndet mellom kolleger.
Utfordrende diskusjoner
Ikke vær redd for å veksle synkrone kommunikasjonsveier. Hvis du føler at poenget ditt blir savnet i en chat- eller e-posttråd, er det på tide med en samtale.
Legg igjen samtalen til senere, eller hvis det haster, foreslå en samtale i nær fremtid. Å hoppe inn på en konferanse kan legge til nyanse, og det vil være lettere å komme med poenget ditt fordi det skriftlig er lett for ting å bli misforstått. Spesielt tilbakemelding og konstruktiv kritikk.
Apropos tilbakemelding, det er et godt eksempel på at ting kjøres synkront. Fordi forestill deg en asynkron betalingssamtale? Eller kanskje en one2one - satt opp for fiasko.
Alle situasjoner med mann på dekk
Noen ganger er det en ulykke, og da er det nødvendig med rask handling. Asynkron kommunikasjon forsvinner, og selvfølgelig vender du deg direkte til den synkrone.
Selvfølgelig bruker vi lynes til dette formålet og fordelen er at det er raskt å ringe opp en kollega, bytte til video, starte en skremseldeling og ringe flere personer til konferansen. Et panikkmøte på under 10 sekunder. Hardslående!
Fleksibiliteten og enkelheten til lynes lar oss fokusere på å kommunisere problemet og finne løsninger i stedet for å prøve å sette opp et videomøte og få folk tilkoblet.
Effektive synkrone kommunikasjonsstrategier
For å unngå synkron død har jeg samlet mine beste tips for å lykkes med effektive kommunikasjonsstrategier.
Tommelfingerregel: Unngå ad hoc-møter i den grad det er mulig.
Sjansene for å lykkes i et møte i siste øyeblikk når du jobber eksternt er omtrent like store som at Degerfors slo Barcelona borte. Legg deretter til flere tidssoner, og det er som om Degerfors får to utvisninger i kampminutt ett. Gardin.
Møter bør bestilles med god forventning, være godt planlagt og oppfylle fastsatte kriterier. Hvis du ikke kan sjekke alt av, kan du like gjerne sende en e-post.
Produktive møter inkluderer
- Nøye utvalgte deltakere
- En klar agenda
- Mål og formål
- Start- og sluttid
- Et resultat eller en oppfølging
Ikke-produktive møter inkluderer
- Unødvendige deltakere
- Ingen eller uklare mål
- Fravær av agenda
- Gjentatte møter uten formål
- Mangel på mål, formål og oppfølging
Før du bestiller en avtale, handler det om forarbeid. Det er nødvendig hvis du skal oppnå ønsket resultat. Og husk: ett godt planlagt møte er mer givende enn 10 dårlig planlagt.
Pass på å respektere hverandre
Hvis du er spredt over hele verden, må du selvfølgelig ta hensyn til når det er hvor kollegene dine er. Unngå å bestille avtaler som starter klokka 06.00 i USA.
For å unngå å bruke tid på å prøve å finne tiden som er bra eller like dårlig for alle, er det smarte verktøy. En slik ting er Timezone, som lar deg visualisere tidssonene til teamet ditt. Hvis du synes det er vanskelig å forstå tider, er mitt beste tips å rotere tiden slik at samme tidssone ikke alltid har de verste forholdene.
Ta opp synkrone møter
Større møter kan øke moralen og bidra til en «vi» -følelse i selskapet. Men tidssoner, VAB, sykdommer og ferier har en evne til å få noen til å alltid savne avtalene dine.
For å unngå at folk går glipp av viktig informasjon, kan det være lurt å registrere de store møtene dine. Når du har spilt inn dem, kan du lagre dem i en felles mappe som alle har tilgang til. På denne måten unngår du informasjonssiloer og alle kan legge merke til det som blir sagt på møtet.
Maksimer video- og lydkvaliteten.
Vi har funnet ut at vi er i «Anders! Vi ser deg, men hører ikke deg» -tiden, og faktum er at dårlig video- og lydkvalitet kan være kostbart.
Ikke bare ødelegger det selve møtet, men det tar også dyrebar tid vekk fra kolleger. Derfor er det viktig at alle som jobber eksternt har muligheten til å ha godt internett, et webkamera og et virkelig godt headset.
Hvor mye tid skal du bruke på å snakke synkront?
Synkron kommunikasjon brukes best sparsomt. Det meste av arbeidsdagen skal brukes i dypt arbeid. Dypt hva?! Dypt arbeid!
Hva er det? Vel, det er evnen til å fokusere uten distraksjon på en kognitivt krevende oppgave. Høres ikke det fantastisk ut?
Når du kan fokusere på oppgavene dine uten å bli plaget av videosamtaler eller chatmeldinger, vil du sannsynligvis få mye gjort. En dag med dypt arbeid kan tilsvare 2-3 dagers arbeid når du sporadisk veksler chatter, dårlig planlagte møter og samtaler.
Med effektive strategier vil det være lettere å maksimere fokuset ditt!
Som vi nevnte tidligere, bør den asynkrone være overveiende den største, men selvfølgelig er det rom for den synkrone. For å effektivisere dagene, bør selvfølgelig så lite tid som mulig brukes synkront.
Vi tar sikte på å ha maksimalt ett møte i uken. Ikke bare en, men en for alle formål. Det jeg mener er: et teammøte, et prosjektmøte og et one2one-møte. På denne måten minimerer vi synkron kommunikasjon, noe som resulterer i mer tid brukt i dypt arbeid.
Det er greit. Da vet vi at synkron kommunikasjon har en plass på den digitale arbeidsplassen.
Men hvordan bruker du asynkron? Mer om det i del 4!
