Få spørsmål deler oss mer enn å møte kultur. Noen mennesker elsker å diskutere i grupper. Ofte. Andre? Ja, andre synes det er et unødvendig onde. Og så er det selvfølgelig de som synes møter bør forsvinne helt.
Uansett hvordan du nærmer deg møter, vi vet en ting: vi svensker møtes, og vi møtes mye. Og under koronapandemien har vi møttes mer enn noen gang, om enn digitalt. Undersøkelser viser også at vi skiller oss ut internasjonalt.
En figur som kan få en og annen friskinnet mellomleder til å tenke over valget sitt, er at svenske ledere tilbringer omtrent 25 år av livet sitt på møter. 25 år.
Da må du sørge for, ikke minst av eksistensielle grunner, at dette er fruktbare møter. I hvert fall i de fleste tilfeller.
Fordi problemet ikke er møter i seg selv, men at mange av dem er ineffektive. Ifølge undersøkelser om svensk møtekultur ser statistikken vanligvis slik ut:
- 30% av arbeidstiden går til interne møter
- 50% av disse har ingen hensikt eller formål
- 50% av deltakerne er dårlig forberedt
- 40% mener det er uklart hva som er bestemt
.avif)
Ganske skummel statistikk, eller hva sier du?
Ineffektive møter er selvfølgelig ikke bare demoraliserende, de koster penger. Massevis av penger. Her er et eksempel:
For et selskap med 100 ansatte koster møtene om lag 10 millioner kroner i lønnskostnader. I gjennomsnitt bruker vi 5 ½ uke unødvendig på møter. Dette er en kostnad på 77 000 SEK per ansatt per år.
Så vi bruker rundt 40 000 SEK i året på aktiviteter uten formål og mål. Hmm. Samtidig forhandler vi om pennies når vi anskaffer tonere til kopimaskinen.
Så bør vi stenge 50% av møtene våre? Eller enda mer?
Vel, kanskje.
Skap en effektiv møtekultur
Eller vi gjør arbeidsmøtene våre mer effektive. Setter klare mål og mål. Sikrer at hver møtedeltaker har tid til lesing og forberedelse. Sørg for å oppsummere hva som er bestemt og hvilke aktiviteter som skal gjøres før neste møte. Reduserer antall unødvendige møter og antall møtedeltakere til et minimum.
Det er rett og slett relativt enkle, lavthengende frukter å plukke for å effektivisere selskapets møtekultur og redusere antall unødvendige møter. Og i stedet vie oss til verdiskapende, lønnsomme aktiviteter.
.avif)
Bedre intern kommunikasjon
En av de viktigste og enkleste trinnene du kan ta er å forbedre intern kommunikasjon.
Fjern unødvendige møter
En annen lavthengende frukt er å fjerne unødvendige møter og sørge for at bare de som er relevante for et møte deltar. Også for dette er bedre kommunikasjon i teamet en nøkkelfaktor.
Vårt samarbeidsverktøy, lynes, er bygget for å gjøre nettopp det. La oss ta en titt på hvordan det fungerer og hvordan du kan lage en smart struktur for bedriftsmøter ved å bruke lynes som et supplement til fysiske møter.
Møter som fungerer bra i lynes
Status og morgenmøter
Mange selskaper har daglige statusmøter, eller morgenmøter som de ofte blir referert til. Disse møtene følger et mønster. Hver person i teamet deler dagens aktiviteter, hva som ble klart i går og hvilke hindringer de har møtt. En klassisk stand-up.
Det føles så effektivt og en oppstart at mange kjører på som om det ikke var noen morgendag. Men er det virkelig den beste løsningen?
Selv om det bare tar 60-90 sekunder per person, vil møtet ta minst 15 minutter hvis du har 10-15 personer i teamet. Det betyr tre persontimer hver dag. Timer som man ikke har jobbet med prosjektet sitt, eller belastet klienten sin.
I tillegg, la oss si at det vil være en slags diskusjon som fører til diskusjonen om noe helt annet. Det skjer med de beste. Uansett tok møtet tre fjerdedeler. Plutselig er vi oppe for ni timers arbeid.
.avif)
Gjør dette i stedet:
I teamet mitt stiller jeg standup-spørsmålene i lynes hver morgen i stedet. Medlemmene av teamet svarer på spørsmålet, og svarene samles i en rød tråd.
I løpet av få minutter får jeg svar på hva de gjør uansett hvor de er i verden, og alle kommer tilbake på jobb. Dette gir alle synlighet i hverandres arbeid, og teamlederen kan enkelt stille oppfølgingsspørsmål om nødvendig.
Selv om du har et dusin personer på laget, eller mer, fungerer modellen. Du svarer på spørsmålet teamlederen stiller, og så er det en gjenget samtale som alle kan følge. Svarene er vanligvis korte og konsise.
Det er fortsatt et reelt møte, formålet med møtet er å finne ut statusen til gruppen, men dette er betydelig mer effektivt.
Selvfølgelig, det er mange gode grunner til å møtes fysisk med jevne mellomrom også! Men sørg for å ha et klart mål om hvorfor noen møter holdes fysisk og andre digitalt. Ikke la det bli slentriansk.
.avif)
Idédugnadsøkter
Nei, nå... kommer du ikke og forteller meg at idédugnad vil være bra digitalt? Yay! Sannheten er at vi holder de fleste av våre idémøter og idédugnadsmøter digitalt. Men gode resultater.
Vi planlegger vanligvis en 30-minutters økt og tilordner idédugnad til en bestemt kanal i lynes.
Det positive med å gjøre det digitalt er at ikke bare den som snakker høyest blir snakket. Gruppedynamikken jevnes ut og deltakerne som er roligere får en bedre sjanse til å lufte ideene sine.
I tillegg, hvis noen savner møtet, kan de lese opp ideene i chatten og deretter bidra med ideene sine.
Men noe av det beste med et skriftlig møte er at alt er dokumentert i chatten etter møtet. Så når du trenger å gå tilbake for å se hva du ble enige om, eller hvis du vil løfte ut all teksten til et dokument, fungerer det bra.
Vår erfaring med digital idédugnad er derfor veldig positiv. Det er en fin måte å få frem flere perspektiver og nye ideer. Et tips er å opprette en ny chat-kanal slik at de eksisterende kanalene ikke blir vannet ned på informasjon.
Sørg også for å alltid ha en tilrettelegger eller moderator på plass når det er tid for møtet.
Revisjoner og godkjenninger
En annen smart måte å bruke lynes på er å administrere anmeldelser og godkjenninger direkte i plattformen. Last opp filene som må gjennomgås, og be alle i kanalene om å gi tilbakemelding.
For enklere ting kan man bruke reaksjonsemojier for «ja» eller «nei». Hvis det er behov for mer tilbakemelding, kan deltakerne skrive dette ned. Rask og enkel. Samtidig samles alt på ett sted, slik at alles innspill og det som er avtalt er enkelt.
Det sparer tid og energi og reduserer mengden unødvendige møter.
Med lynes kan du ringe hverandre, foreta videosamtaler, dele skjerm og bestille konferanser, video og telefoni.
Så hvis du vil stille inn litt ekstra med noen, kan du enkelt starte en video- eller telefonsamtale med en eller flere personer på teamet ditt. Hvis du trenger å vise noe, kan du raskt og enkelt dele skjermen og se gjennom filene du trenger tilbakemelding på.
Ved å jobbe i lynes kan du unngå møter
Vi hører ofte fra våre kunder at de har færre avtaler siden de begynte å bruke lynes. Mange møter, for eksempel, kan erstattes av raske samtaler i lynes. Det viktige er å gjennomgå hvilke møter du må ha og hvilke som kan erstattes av alle de smarte funksjonene i lynes?
Ved hjelp av velorganiserte chat-kanaler i lynes får du en rask oversikt over hvordan teamet ditt presterer. Du ser statusen deres, hva som tar tid, hva som er klart og hvor langt du har kommet i prosjektet. Som leder trenger du ikke å ha et møte for å finne ut av det - ett møte mindre!
.avif)
Selvfølgelig er det tider når du trenger å bli sett fysisk.
Det er bra for både moral og teamfølelse. Men neste gang du kaller til et møte, tenk på hvor mange som kommer til å gå bort fra pultene sine for å lytte til hva som skal sies. Hva er det verdt? Hvor mange persontimer koster det? Hadde det vært bedre å ha møtet i lynes — eller fjerne møtet helt gjennom forbedret intern kommunikasjon?
Vi hjelper!
Vil du vite mer om hvordan lynes kan hjelpe bedriften din til å jobbe mer effektivt, forbedre intern kommunikasjon og skape en mer effektiv møtekultur? Snakk med oss, vi hjelper!
