Intern kommunikasjon er varm. Det er veldig varmt. Faktisk er det så varmt at mange selskaper i dag bruker mer penger på intern kommunikasjon enn ekstern kommunikasjon. I følge SCB bruker for eksempel selskaper med opptil 50 ansatte nesten 60% av kommunikasjonsbudsjettet på kommunikasjon rettet mot sin egen organisasjon.
Og det er ikke rart; effektiv intern kommunikasjon er nøkkelen til en fokusert organisasjon, engasjerte ansatte og fornøyde kunder.
Men det er noe som gnager.
Svenske selskaper bruker drøyt 41 milliarder kroner på intern kommunikasjon, ifølge SCBs offisielle statistikk. Dette kan sammenlignes med 66 milliarder for ekstern kommunikasjon.
Samtidig nevnes intern kommunikasjon som årsak når kriser oppstår, når endringsarbeidet ikke går som tiltenkt eller når det er savner i det pågående arbeidet.
Frister blir savnet på grunn av manglende intern kommunikasjon mellom prosjektledere og produksjon.
Kunder får ikke tilbakemelding i tide når salget har lovet ting som kundestøtten ikke kan levere.
Ting «havner mellom stolene».
Vanligvis går det bra uansett.
Men burde ikke noe som tar opptil 60% av kommunikasjonsbudsjettet gjøre en bedre jobb?
La din interne kommunikasjon bli inspirert av markedsføringskommunikasjon!
Faktisk har vi mye å lære av markedsføringskommunikasjonen vår for å optimalisere vår interne kommunikasjon.
Begynn med begrepet kommunikasjon. Forskjellen mellom kommunikasjon og informasjon er at kommunikasjon involverer både mottaker og sender. Kommunikasjon inneholder selvfølgelig informasjon, men informasjon er bare informasjon.
Derfor er det viktig å gå fra å «dele informasjon» til å kommunisere.
Mange selskaper har mye informasjon. Den er plassert på alt fra intranett til sakssystemer og i filmapper. Men for at det skal være kommunikasjon, må det involvere både senderen og mottakeren.
Så for å begynne å kommunisere med ansatte, er det alltid bra å starte med å kartlegge hvem, eller hvem, som er mottakere og sendere i de forskjellige delene av organisasjonen.
Hvis du ikke allerede gjør dette i dag, kan du begynne å tilpasse interkommunikasjonen til målgruppen, akkurat som din eksterne kommunikasjon. Og gjør det seriøst. Sørg for at de som vil ha tilgang til informasjonen mottar den, og at det er enkelt å kommentere og diskutere informasjonen.
Hvis du har gjort det, har du - faktisk - kommet lenger enn veldig mange andre.
Sørg deretter for å lage effektive arbeidsmetoder og verktøy for disse «interne målgruppene».
5 tips for å optimalisere intern kommunikasjon
Vi har hjulpet hundrevis av selskaper med smarte interne kommunikasjonsverktøy. Underveis har vi lært mange nyttige leksjoner. Her er 5 ting du kan gjøre for å komme i gang:
Involver ansatte direkte i informasjonsflyten. Og for å skape kontekst rundt informasjonen. Vi må rive pyramidene
1. Opprett publikumskreddersydde interne kanaler og digitale arbeidsområder
Grunnlaget for all kommunikasjon er å vite hva du skal si og hvor. Vår plattform, lynes, hjelper deg ved å gi deg en sosial plattform der du enkelt kontrollerer hvem som får hvilken informasjon og når.
Med lynes kan du enkelt lage chatkanaler for bedriftens ulike avdelinger, kunder, prosjekter eller, hvorfor ikke, After Work-grupper. Du bestemmer selv om det skal være en informasjonskanal (enveis) eller en kommunikasjonskanal (toveis).
2. Åpne opp for diskusjon
Chatting og meldinger i all prakt; noen ganger er det raskere å diskutere noe over telefon eller video. Derfor har vi gjort det enkelt å sette opp videomøter og telekonferanser i lynes.
I hver chat-kanal er det en hurtigknapp for å ringe opp alle deltakerne. Dette fungerer uansett om du er på datamaskinen, nettbrettet eller mobiltelefonen.
3. Gjør det superenkelt å finne informasjon
Det er studier som viser at vi bruker 20% av arbeidsdagen vår på å lete etter informasjon og dokumenter.
Samtidig bruker vi mellom 40 og 60 prosent av vårt kommunikasjonsbudsjett på intern kommunikasjon. Noe gnager.
For at intern kommunikasjon skal være mer effektiv, må vi redusere tiden vi bruker på å søke etter dokumenter og filer. Vi må gjøre informasjon mer tilgjengelig og lett å finne. lynes er bygget for å gjøre nettopp det.
Ved å opprette trådede samtaler opprettholder du alltid konteksten til en samtale. Dette lar deg enkelt gå tilbake gjennom hele samtaletråden umiddelbart, uten å søke gjennom hele chatloggen. Du kan også søke i alle chat-kanaler hvis du ikke er sikker på hvilken kanal informasjonen er i. Det vil ganske enkelt være enkelt og raskt å finne informasjon.
4. Overlat kommunikasjonen til de berørte
Akkurat som ekstern kommunikasjon har blitt stadig mer interaktiv de siste tiårene, så må intern kommunikasjon også.
Vi har lenge prøvd å «informere ihjel» våre ansatte ovenfra. Det virker ikke. I stedet handler det om å involvere de ansatte, direkte i informasjonsflyten. Og for å skape kontekst rundt informasjonen. Vi må rive pyramidene, som tidligere SAS-sjef Janne Carlzon en gang sa. Det stemmer fortsatt.
Sørg derfor for at de som er berørt av viss informasjon håndterer - og er ansvarlige for - den. Og sørg for at de enkelt kan samles rundt informasjonen som angår teamet eller prosjektet deres.
Med lynes kan du enkelt dele filer og dokumenter. Vår brukervennlige chat gjør det også enkelt å lage en diskusjon om filen eller dokumentet det gjelder. Det skaper relevant kontekst og engasjement.
Hvis du trenger å oppdatere minnet etterpå, er det superenkelt og raskt å få en liste over alle filene som er delt i kanalen og se hva som er blitt sagt om dem.
5. Ikke glem å integrere e-post
Hvordan gjør vi med e-post? E-post vil (mest sannsynlig) forbli i lang tid, og mye av vår eksterne kommunikasjon vil fortsette å skje på den måten.
Men risikoen er at e-post blir et eget «nedløp» av informasjon, der informasjon lett går tapt eller glemmes.
For å sikre at alle personer blir berørt av informasjonen som formidles via e-post — og at informasjonen er tilgjengelig på rett sted — er det viktig å integrere e-post i din interne kommunikasjon.
I lynes kan du derfor enkelt dele e-post i chat-kanalene dine, for å diskutere videre der. Det er også mulig å svare på e-posten direkte i chat-kanalen.
Dette betyr at du ikke trenger å videresende e-posten igjen, og at all relevant informasjon er søkbar og tilgjengelig for de berørte. Glatt og effektivt!
Hva kan skje hvis kommunikasjonen mislykkes?
Når intern kommunikasjon ikke er god og strukturert, er det en risiko for at:
- Vi føler oss frakoblet og ikke en del av selskapet.
- Vi mangler informasjon til å gjøre vårt beste
- Vi bruker unødvendig tid på å søke etter informasjon
- Vi blir frakoblet - noen ganger til og med skuffet - og søker oss bort
- Endring blir vanskeligere
- Kundeopplevelsen forverres og kostnadene ved ansettelse og rekruttering øker
- Utviklingen av selskapet risikerer å stagnere
Derfor er det mye å tjene på å gjøre vår interne kommunikasjon mer effektiv og engasjerende. Det motiverer og begeistrer organisasjonen. Det blir morsommere å jobbe og du får følelsen av at du er involvert og at «vi går videre». Vi unngår at ting kommer mellom stolene.
Dette gjennomsyrer alt fra ledelse til ledere, teamledere og ansatte. Formålet med intern kommunikasjon er at alle i selskapet er godt informert om hva som skjer i selskapet for å kunne jobbe effektivt og ha en sammenhengende, engasjert bedriftskultur.
Vi hjelper!
Vil du vite mer om hvordan lynes kan hjelpe deg med å skape mer effektiv og engasjerende kommunikasjon i din bedrift eller organisasjon? Prøv det gratis i 30 dager!
