Jeg hatet videomøter, men nå elsker jeg dem - Les mine 5 tips på nytt! | Lynes Blogg

Enten du er en avstandsninja med svart belte med år på nakken eller bare jobber hjemmefra på grunn av pandemien, har dine fysiske møter blitt erstattet av video- eller telefonkonferanser. Hvis du ikke visste det, vet du det nå.

For å planlegge et møte har du alternativene for videomøte og telekonferanse. For meg, det pleide å bety en alternativ telefonkonferanse. Tidligere unngikk jeg video for enhver pris. De få gangene jeg var i nærheten gjorde meg sliten. Hadde jeg fått en nikkel hver gang noen på konferansen sa «Bullen, vi ser deg ikke», ville jeg kjøpt Amazon.

Det var egentlig ikke så rart, var det? Det sies at kameraet legger på 10 kg. Hvorfor skulle jeg sette meg gjennom det? Som du sikkert kan fortelle, likte jeg en konferansesamtale best.

Hvordan administrere et videomøte? Faktisk er det mange ting å ta hensyn til.

I dette innlegget vil jeg, din videomøteekspert, gi deg verktøyene du trenger for å bli en linselus. La oss rive ned barrierer som holder deg tilbake, slik at du kan ha videomøter med sjefen din, kollegaen og kundene uten at du føler deg ukomfortabel. Det er på tide med bedre videomøter!

Jeg elsker videomøter

Videomøter = produktive og effektive møter. Hvis noen (eller noen) unngår videomøter, fører dette til mindre effektive møter. Mindre effektive møter = veldig dårlig.

Nå for tiden trives jeg best på den store scenen, jeg er den første som slår på kameraet. Jeg har gått fra å være en kameraskygger til en kamerabakker. De kaller meg linselusen. Jeg hadde en videokonferanse med min kone selv om vi satt ved samme middagsbord. (Hun er fortsatt min kone)

Så jeg har en ting å si: Jeg heter Bullen og jeg elsker videomøter!!!

Her svarer jeg på de vanligste spørsmålene du blir tiltrukket av å stille om videokonferanser

Ikke bli skremt! Svarene på alle spørsmålene dine er nedenfor. Vi tar dem en etter en.

Spørsmål: Når skal jeg bruke video?

Når har du en god hårdag? Ja, selvfølgelig. Men det er flere faktorer som spiller inn.

Det er en stor fordel å legge til video til møtet, samtalen blir 'ekte' fordi du kan lese både kroppsspråk og ansiktsuttrykk. Også, du ser tydelig om du har alles oppmerksomhet, det vil være så nær et fysisk møte du kan komme.

Samtaler du har over video blir dypere, det gjør møtet med sjefen eller kollegaen din mer personlig og båndet mellom dere styrkes. Det er sant selv når du har videomøter med kunder, kan det være avgjørende å se et velmenende ansikt når du snakker om fremtid.

Når skal jeg bruke video? Her er instruksjonene som jeg anbefaler, bruk video om;

Du har et One2One-møte. F.eks. Mellomleder eller kollega
Du gir positive eller negative tilbakemeldinger
E-post- eller chat-samtale har en tendens til å vokse
Møtet er komplekst eller viktig
Du har en ny kollega som har startet i avdelingen din
Du har ukentlige møter, fordi det alltid er hyggelig å se kollegene dine

Spørsmål: Hvilke verktøy trenger jeg å ha for et virkelig godt videomøte?

Et webkamera og en mikrofon, selvfølgelig.

Et videomøte krever egentlig ikke noe spesialutstyr. Du har sannsynligvis allerede alt innebygd i datamaskinen din som du kan bruke. Men så er det videomøter og videomøter...

Hvis du vil forbedre opplevelsen for deg og andre, anbefaler jeg å investere i et godt hodesett og et godt webkamera.

Som en siste utvei har du mobilen og det innebygde kameraet og mikrofonen. Ingenting vi anbefaler, men en siste utvei er alltid en siste utvei.

En pålitelig videokonferansetjeneste

Det er forskjellige tjenester du kan bruke, for eksempel Zoom, Microsoft Teams og Google Meet, Slack. Men med lynes får du en alt-i-ett-løsning.

Med lynes har du telefoni, videomøter, telekonferanser og kanskje det viktigste for avdelinger og team som jobber eksternt - muligheten til å dele en skjerm alt på ett sted.

Oppsummert får du alt du trenger for intern kommunikasjon

God internettforbindelse

Hvis du har en rystende internettkabel, anbefaler jeg at du kobler til en Ethernet-kabel. Hvis du har en bærbar datamaskin uten Ethernet-kontakt, kan du enkelt koble den til via en USB-adapter.

Å ha en god forbindelse på møter er en hygienefaktor, og det er alle møtedeltakers ansvar å sørge for at de har gjort alt for at forbindelsen er så optimal som mulig. Hvis ikke, risikerer du å ha dårlig bilde og skjelvende lyd. Ikke greit hvis du spør meg.

Q: Spiller det noen rolle hva jeg har på meg?

Hvis du har jobbet eksternt eller nylig begynt å jobbe hjemmefra, er du absolutt ikke alltid kledd som du vanligvis er da du var på kontoret (Vi vet at de av dere som jobber hjemmefra foretrekker joggebuksene fremfor skjorten og jeansene). Nå som du er i ferd med å begynne å ha flere videomøter, bør du tenke på hva du har på deg.

Det er lettere å holde rutinene du hadde før. Kle deg som om du skal på kontoret. Tenk på hvordan du vil bli oppfattet av dine kolleger og kunder som du har møter med.

Et tips er å blokkere 5 minutter i kalenderen før avtalen din, slik at du har tid til å gjøre deg klar før du blir med.

Spørsmål: Må jeg bry meg om hvordan omgivelsene mine ser ut?

Fjernarbeid kan foregå hvor som helst, og du bør vurdere hvordan omgivelsene dine ser ut før du hopper inn i et videomøte.

Jobber du på kjøkkenet? Husk å holde det pent og ryddig rundt deg, unngå å ha skitne retter eller lignende i bakgrunnen. På samme måte med hjemmekontoret, sjekk at klær som henger på døren ikke er synlige, og skjul tøyet som ligger på gulvet i hallen.

Enda viktigere, ikke ha møtene dine på et sted der øynene dine kan vandre. Du ønsker å holde øyekontakt med møtedeltakerne dine. Hvis du blir distrahert, ser du distrahert ut. Noe som betyr at møtedeltakere kan oppfatte deg som kjedelig og «utzoomet»... og det er aldri bra.

Husk dette

Ikke sitt i bakgrunnsbelysningen
Sørg for at du er sentrert
Ha en nøytral bakgrunn
Demp lyden på TV-en eller radioen

Spørsmål: Hvordan gjør jeg videosamtaler med større grupper mindre vanskelig

Videomøter i større skala kan være rene rammer hønsehuset. Du stiller et spørsmål og halvparten av kloden svarer samtidig etterfulgt av «Beklager» og «Nei, du først».

Når du er vert for en videokonferanse med en stor gruppe, er det flere ting du bør vurdere. Prøv å stille spesifikke spørsmål til bestemte personer og bli vant til å bruke navnene deres. Når du gjør det, reduserer du sjansene for at folk snakker i munnen på hverandre eller verre at ingen reagerer i det hele tatt.

Sist men absolutt ikke minst. Slå av mikrofonen når du ikke snakker.

Det er en følelse av sikkerhet i å slå av mikrofonen når du ikke snakker. På den annen side vil ikke kollegene dine høre kaffen din nippe, og du trenger ikke å bekymre deg for at barneskrik eller andre lyder kan «lekke» inn i møtet.

Hvis du går bort fra datamaskinen i kort tid for å støve nesen eller få mer kaffe, gjør du en vane med å slå av mikrofonen og kameraet. Sørg for å varsle andre deltakere før du gjør det, slik at de vet at du snart kommer tilbake. Dette er en høflig måte å unnskylde seg uten å forårsake avbrudd.

Det er ikke vanskeligere enn det

Selvfølgelig, det kan være noen utfordringer rundt å jobbe eksternt, spesielt mange synes ensomhet er den største utfordringen. Men nå har vi nesten hatt et år på å trene, så det er på tide å omfavne det. Videomøter trenger ikke å være kompliserte, det er det du gjør av det. Ikke bygg vegger rundt videomøtet. Uten å sørge for å alltid være klar.

‍

Det gjør meg uvelkommen å tenke på speidernes valgspråk «Vær klar» «Alltid klar.» Det er akkurat det du bør tenke på når det gjelder videomøter. Sørg for å alltid være klar for et godt, produktivt og effektivt møte.

Til slutt, her er mine seks bud for bedre videomøter.