Jobber du ofte med prosjekter? Da vil du elske Lynes. Plattformen vår, som kombinerer telefoni og samarbeidsverktøy, er full av funksjoner som gjør prosjektledelsen mye jevnere. Her lærer du mer om hvordan du bruker lynes for å holde prosjektene dine organisert og godt informert.
Hvordan fungerer prosjektledelse i lynes?
Ved å flytte prosjektkommunikasjon fra e-post til lynes, vil teamet ditt jobbe raskere og mer effektivt. Alle samtaler, filer, dokumenter og bilder er samlet på ett sted. Dette gjør det superenkelt for deg — og alle prosjektmedlemmer — å finne filer, kontrolldokumenter eller annen prosjektdokumentasjon med et enkelt søk. Vi tør å love at prosjektledelsen din blir mye enklere!
Lag dedikerte kanaler for hvert prosjekt
Kommunikasjon via e-post er ofte et problem når du jobber med et prosjekt. Viktig informasjon kan bli sittende fast i innboksene til individuelle prosjektmedlemmer eller bli glemt.
I lynes trenger du ikke å bekymre deg for det, ettersom alt prosjektarbeid foregår i dedikerte chatkanaler. Hver kanal blir et rom hvor all informasjon for prosjektet er samlet på ett sted.
Dette betyr at alle ansatte som jobber med et prosjekt har tilgang til den samme informasjonen. Samtidig kan nye prosjektdeltakere enkelt legges til og umiddelbart få tilgang til all dokumentasjon og historie i kanalen.
Så hvordan går du frem for å starte ditt første prosjekt i Lynes? Det første du bør gjøre er å sette opp kanalen og invitere deltakerne. Nedenfor vil vi lede deg gjennom hvordan du kan gjøre det!
Før prosjektet starter: opprett en ny kanal og legg til viktig informasjon
Hvert prosjekt skal ha en dedikert kanal i lynes, men hva betyr det? La oss starte med et eksempel: du planlegger et arrangement som involverer flere avdelinger som salg, markedsføring, ettermarked og økonomi. Avdelingene er også involvert i ulike stadier av prosjektet.
Det første du bør gjøre er å lage en dedikert kanal som du kaller «Arrangementer og seminarer». Deretter legger du inn prosjektinformasjon og retningslinjer for kanalen, før du inviterer prosjektmedlemmer.
.avif)
Gjør dette:
- Skriv inn en velkomstmelding i kanalens informasjonsfelt. Ved å skrive og fargelegge velkomstmeldingen, vil alle som blir med på kanalen se den. Beskriv også målene for prosjektet i detalj og prøv å ha en klar frist med milepæler for prosjektet.
- Last opp viktige filer og dokumenter slik at alle kan se dem og forstå omfanget av prosjektet. I eksemplet på det planlagte arrangementet kan det for eksempel være utformingen av invitasjonen, tegninger for lokalet der det skal holdes, og PowerPoints for høyttalerne å bruke.
- I lynes kan du bruke reaksjoner til å ta beslutninger. Så hvis du ikke er sikker på hvilken invitasjon som er best, kan du laste opp begge filene til kanalen og be teamet om å stemme på den de liker best.
- Hold informasjonsboksen i live! Når en av prosjektmilepælene er bestått, oppdaterer du infoboksen med neste mål. Å ha informasjonsarket oppdatert med neste milepæl gjør prosjektteamet mer motivert og målrettet.
Når du har opprettet kanalen og forberedt med viktig informasjon, er det på tide å invitere prosjektmedlemmene.
Ved starten av et prosjekt: forventninger og retningslinjer
Inkluder alle, med gjester i kanalen du ikke trenger å sende e-post. Prosjektet ditt vil sannsynligvis avhenge av flere partnere enn de interne. For å forenkle og effektivisere prosjektarbeidet anbefaler vi å invitere leverandørene du vil jobbe med på prosjektet. På denne måten unngår du e-post og mangler viktig informasjon ved et uhell. Det blir ganske enkelt en helt grenseoverskridende løsning som tar prosjektarbeidet ditt til neste nivå.
Når prosjektets «hjem» er opprettet, kan du invitere prosjektmedlemmene. Husk å fortelle alle at all kommunikasjon for prosjektet fra nå av vil foregå i lynes.
Dette betyr for eksempel at du ikke skal sende e-post med oppdateringer for prosjektet, legg det i prosjektkanalen i stedet. Når du har prosjektmøter og tar beslutninger, legger du inn møtenotatene i prosjektkanalen, i stedet for å sende dem e-post.
I tillegg, hvis du mottar informasjon fra en ekstern partner via e-post, kan du enkelt dele e-posten i kanalen, slik at alle kan glede seg over innholdet.
Ved starten av et prosjekt: forventninger og retningslinjer
Inkluder alle, med gjester i kanalen du ikke trenger å sende e-post. Prosjektet ditt vil sannsynligvis avhenge av flere partnere enn de interne. For å forenkle og effektivisere prosjektarbeidet anbefaler vi å invitere leverandørene du vil jobbe med på prosjektet. På denne måten unngår du e-post og mangler viktig informasjon ved et uhell. Det blir ganske enkelt en helt grenseoverskridende løsning som tar prosjektarbeidet ditt til neste nivå.
Når prosjektets «hjem» er opprettet, kan du invitere prosjektmedlemmene. Husk å fortelle alle at all kommunikasjon for prosjektet fra nå av vil foregå i lynes.
Dette betyr for eksempel at du ikke skal sende e-post med oppdateringer for prosjektet, legg det i prosjektkanalen i stedet. Når du har prosjektmøter og tar beslutninger, legger du inn møtenotatene i prosjektkanalen, i stedet for å sende dem e-post.
I tillegg, hvis du mottar informasjon fra en ekstern partner via e-post, kan du enkelt dele e-posten i kanalen, slik at alle kan glede seg over innholdet.
.avif)
Dette er hva du bør flytte fra e-post til lynes:
- All samtalen om prosjektet
- Notater fra prosjektmøter
- Alle filer relatert til prosjektet, for eksempel designfiler, kontrolldokumenter, avtaler og deltakerlister
- E-postmeldinger fra eksterne parter deles direkte til chat-kanalen
Fordelen med å jobbe med prosjekter på denne måten er at all informasjonen er på ett sted, noe som sparer tid og gjør arbeidsdagen mer behagelig.
I tillegg blir du ikke like avhengig av mennesker - hvis noen slutter eller forlater prosjektet, forblir all informasjon på samme sted.
Under prosjektet: koordinere teamoppgaver i kanalen din
.avif)
Nå som du har opprettet kanalen for prosjektet, delt viktig informasjon og invitert prosjektteamet, er det på tide å planlegge og delegere oppgaver.
- Gi forslag til noen datoer for når teamet kan sees for et første møte for å diskutere budsjett og tidsrammer. I lynes deler du noen datoer i kanalen og ber bare prosjektdeltakerne om å gi tommelen opp eller tommelen ned for de forskjellige datoene.
- Hold ansatte oppdatert med planlagte statusoppdateringer. Del den siste informasjonen om prosjektet ved å legge ut ukentlige oppdateringer slik at alle vet hva som skjer.
- I tillegg kan du holde prosjektmøter, eller foreta raske avstemninger, for eksempel telefonmøter eller videomøter, rett i lynes.
I tillegg til å laste opp møtenotater eller dele filer, er det lurt å integrere kanalen mot eksterne tjenester som Trello. Med integrasjonen med Trello får du oppdateringer til prosjektkanalen din når oppgaver er tildelt eller fullført.
Under prosjektet er det viktig at du alltid holder deg oppdatert med de nyeste filene og dokumentene i kanalen. Kanalen gir en katalog over de nyeste versjonene, som gjør at nye prosjektmedlemmer kan komme inn i prosjektet raskere fordi all informasjonen de trenger er i kanalen.
Avsluttende fase av prosjektet: gjennomgang og arkiv
Når prosjektet nærmer seg slutten, kan kanalen din fungere som et arkiv for fremtiden.
Planlegger du å planlegge et avslutningsmøte? Del også disse møtenotatene i kanalen. Planlegger du en lignende begivenhet i fremtiden? Kopier oppsettet i kanalen og gå gjennom det som kan forbedres.
Når prosjektet er fullført og fullført, kan du samle tilbakemeldinger fra andre i selskapet og dele denne informasjonen i kanalen.
Du kan også arkivere kanalen. Skriv en siste takkemelding til alle prosjektdeltakere og minne dem på at kanalens historie fortsatt er søkbar hvis de vil ha tilgang til prosjektets filer, dokumenter eller samtaler.
oppsummerende
Å flytte prosjektene dine til lynes er superenkelt og hjelper alle i et prosjektteam til å samarbeide og jobbe mer gjennomsiktig. Skal du starte et nytt prosjekt? Deretter kan du bruke prosessen beskrevet ovenfor som fungerer like bra enten du jobber eksternt eller ikke.
Og ikke glem, kanaler kan brukes til mye mer enn å organisere prosjekter. De kan også brukes som samlingssted for team, avdelinger, kontorer, sosiale aktiviteter — selv for samarbeid med eksterne organisasjoner og enkeltpersoner.
