Ok, forestill deg følgende:
Du får et spørsmål fra en kunde. Du husker godt at du snakket med kollegaen din om nøyaktig det samme for en uke siden. Nå må du bare sjekke hva du kom opp med. Men hvor hadde du samtalen?
Var det en e-post, eller Whatsapp? Kanskje en sjekkliste i Trello? Eller var det SMS?
Fem minutter senere husker du at du diskuterte det hele i din private chat, i Slack.
Kjenner du deg igjen?
Å finne den rette i alle appene og kommunikasjonskanalene du og selskapet bruker kan være litt forvirrende. Og ikke sjelden ganske tidkrevende.
Og det er ikke så rart; selskapets kommunikasjonskanaler og verktøy er ikke sjelden et komplekst miljø.
Du bruker sannsynligvis ganske mange av disse:
- meldingsapper
- e-poster
- mobiltelefoner
- telefonsentralbord
- kunder som ringer kundestøttenumre
- kalendere
- saksbehandlingssystem
- Talepost
- interne chatverktøy
- chatter på nettstedet
- filer og filservere
- gjøremålslister
- telekonferanse
- videokonferanser
Selvfølgelig kan listen gjøres ganske lang. Det skjer ganske enkelt mye i informasjonsflyten.
Med den økte kompleksiteten blir det stadig viktigere å ha et nav som holder alle trådene sammen og hjelper til med å holde oversikt. Men hva skal et slikt knutepunkt inneholde - og hvordan kan det hjelpe deg å jobbe mer effektivt?
Skriv inn: kommunikasjonsplattform.
En kommunikasjonsplattform fra lynes Telefoni er en digital plattform som samler alle selskapets kommunikasjonskanaler i et enkelt grensesnitt. Den integrerer også alle de forskjellige funksjonene i listen ovenfor og er lett søkbar, slik at aktiviteter og ærend ikke går seg vill, slippes mellom stolene - eller glemmes.
I tillegg skaper en kommunikasjonsplattform et vell av statistikk og generell informasjon. Riktig brukt hjelper det deg å jobbe mer effektivt internt og øke servicenivået til kundene dine.
En kommunikasjonsplattform samler alle kommunikasjonsflyter på ett sted.
Hva kan en kommunikasjonsplattform gjøre?
Reduser mengden intern e-post og få bedre kontroll over chatter
En viktig del av kommunikasjonsplattformen er chatte. Her kan du opprette samtaler basert på kontekstuelt innhold. Liker du å snakke om kattunger? Lag en chat-kanal for det. Trenger du å diskutere neste ukes kundearrangement? Lag en egen kanal for den. Sørg for å ha dedikerte kanaler for det respektive emnet eller prosjektet.
Tips: Sørg for å legge ut alle samtaler og spørsmål på nytt, samt delegere arbeidsoppgaver i chatten. Bruk bare e-post for eksterne kontakter. Med dette har du ikke intern post, og det vil være mye lettere å søke etter informasjon.
Lag oppgavelister med ett klikk
Bruk varsler basert på dine preferanser. Sett opp chatten for å bli varslet når en ny melding dukker opp i chatten, eller sett deg selv som fraværende hvis du ikke vil bli forstyrret. I lynes kan du også enkelt lage påminnelser, rett i chatten. Hvis du får en melding, kan du klikke på den og trykke på «Opprett å gjøre» og voila, du har opprettet en påminnelse uten å måtte åpne kalenderen!
Administrer innkommende og utgående samtaler, uansett hvor du er
I dag jobber flere og flere av oss eksternt. En kommunikasjonsplattform er en forutsetning for dette. Foreta og motta samtaler, logg inn og ut av svargrupper, koble samtaler til kolleger, parkere samtaler, koble til eksterne numre. Alt må kunne gjøres eksternt.
Finn riktig kontakt raskt - selv når du er ny på jobb!
Hvis bedriften din har kontorer flere forskjellige steder, kan det noen ganger være vanskelig å raskt finne personen du leter etter. Kontaktlisten i lynes er brukervennlig og hjelper deg med å søke etter lokalitet, stillingsrolle, avdeling, ansvarsområde eller forretningsområde. For å ta et eksempel, kanskje du møtte en kollega på en messe eller et kundearrangement. Det eneste du husker er at han het John, Jonas eller Johan og han jobber på Stockholm-kontoret. Deretter skriver du bare inn «Jo» og velger «Stockholm» og du vil motta forslag med bilder og kontaktinformasjon. Super glatt, spesielt for nye ansatte.
Arbeid effektivt med hurtigtaster
Konfigurer hurtigtaster og svar, videresend, parker eller koble til samtaler med ett klikk. Vår softphone er full av smarte tastatursnarveier. Når du mestrer hurtigtastene, vil du få mye gjort uten å bevege fingrene fra tastaturet. Viktig både for de som jobber med telefonen som arbeidsverktøy og de som bruker telefonen sjeldnere.
La kalenderen og arrangementene planlegge for deg
Planlegging av kommende prosjektmøter, avstemninger eller workshops trenger ikke å involvere endeløse e-postsamtaler og meldingstråder med forslag og endringer.
Forsikre deg om at avtalene dine er oppdatert i kalenderen din. Da vil kolleger lett se når du er tilgjengelig i deres softphone og kan invitere deg uten innblanding.
Det gjør det også lettere for folk som jobber eksternt å planlegge møter med deg. Og telefonisten ser øyeblikkelig om du er tilgjengelig for å ta anrop eller ikke. Selvfølgelig styrer du hvilke kalenderoppføringer som skal være synlige og hvilke som skal skjules.
Relatert innlegg
Del 3: Har du flyt i samtaleflyten din?
Nye ansettelser. Nye avdelinger. Nye kundegrupper. Nye IT-systemer. Nytt kontor i Borås, Uppsala eller Karlstad. Digitaliserte arbeidsprosesser. Produktlanseringer. Agile prosjekt. Hver...
Spar tid og frustrasjon med et smart henvisningssystem
Vårt robuste henvisningssystem lar kolleger alltid se om du er tilgjengelig eller ikke, uansett hvor de er. Du kan for eksempel angi om du trenger å jobbe uforstyrret i en time. Sett statusen din til «Opptatt» og angi når du er tilgjengelig igjen, og folk som leter etter deg vil bli varslet om at du er opptatt, og kollegene dine vil vite når de kan kontakte deg igjen. Når en time har gått, setter bryteren deg som Tilgjengelig igjen - helt automatisk!
Skype, Hangouts eller GoTo-møte?
Når du bruker eksterne tjenester, er det dessverre for ofte problemer. Noen har ikke installert den nyeste versjonen. Noen glemte passordet sitt. Noen sitter og feilsøker datamaskinmikrofonen i Google Hangouts, selv om konferansesamtalen pågår i GoTo Meeting. Ja, du har sannsynligvis vært i lignende situasjoner mange ganger!
Med en kommunikasjonsplattform får du et fullt integrert system for videokonferanser og telefonkonferanser. Dette unngår tekniske problemer — og systemet oppdateres alltid automatisk.
Du kan enkelt opprette gjentatte konferanser og invitere kollegene dine (basert på deres kalendere - se ovenfor!). Og selvfølgelig blir du med på konferansen uansett hvor du er.
Skal vi knytte sekken sammen?
Ja, en kommunikasjonsplattform er et knutepunkt som samler all kommunikasjonen din på ett sted. Den største fordelen er ikke alle funksjonene, men at du samler alt under ett tak. Riktig brukt hjelper det deg med å redusere intern e-post, og du kan lage digitale arbeidsområder for prosjektene du har kjørt, slik at all dokumentasjon er på ett sted. Det hjelper deg også å få full oversikt over kollegene dine og hjelper deg med å finne kolleger, selv om de er spredt over hele Sverige.
I tillegg til at en kommunikasjonsplattform hjelper deg med å jobbe mer effektivt, tror vi også at det vil være morsommere å jobbe når du unngår unødvendige, tidkrevende øyeblikk. Plattformen hjelper deg ganske enkelt med å fokusere på mer givende og utviklende ting. Og du kan måle alt, slik at du kan rette ressurser til de riktige tingene!
Vi hjelper!
Vil du vite mer om kommunikasjonsplattformen vår og hvordan den kan hjelpe deg med å jobbe mer effektivt? Vi installerer i gjennomsnitt 2 nye kommunikasjonsplattformer per dag og hjelper deg ikke bare med å sette opp en flott teknisk løsning. Med vår lange erfaring sørger vi også for at den er bygget slik at den hjelper deg med å finne nye, forenklede måter å jobbe på! Snakk med oss, så forteller vi deg mer!
