Å være organisert på jobben; for noen ser det ut til å komme naturlig. For andre er hauger med papir og innbokser bygget inn i uoverstigelige hindringer allerede før de har hatt tid til å svelge sin første kopp kaffe. Ta en titt rundt på kontoret, så ser du hva jeg snakker om raskt.
Ser du forresten et overbelastet skrivebord med penner, papirer, kaffekopper og notisblokker om hverandre?
Den kunne vært min for et par år siden.
Så hva gjør de, de som alltid går hjem med et rent skrivebord og en tom innboks? Har de flere timer enn resten av oss, eller bruker de hele dagen til administrasjon?
Svaret er at de bruker en enkel teknikk som hjelper dem. Det kan du også.
(Selv meg)
.avif)
Jeg går tilbake til teknologien, og hvordan jeg brukte de tre komponentene for å unngå å måtte søke profesjonell hjelp hver gang jeg finner skrivebordet mitt i en hast.
Selvfølgelig er det ikke mange som hopper av glede når det er på tide å rengjøre og organisere arbeidsområdet.
Men når du begynner å organisere skrivebordet og datamaskinen, ser du effekten av det med en gang. Plutselig finner du filene dine direkte i stedet for å klikke rundt fra mappe til mappe.
Og det er ikke så vanskelig.
Faktisk er det superenkelt.
Det handler om å ha en teknologi for å administrere e-post, meldinger, dokumenter og tiden din. Jeg kombinerer vanligvis dette med pomodoro-teknikken, og resultatet er alltid like bra
Teknikken inneholder tre deler:
- Regler og prosedyrer for meldinger og e-post
- Dokumenthåndteringsregler
- Smart planlegging av tiden din
1. Opprette rutiner for varsler, meldinger og e-post
Selv den mest organiserte personen sliter med å håndtere flommen av varsler. Du får varsler fra e-postapper og meldinger. I gjennomsnitt mottar vi mellom 20 og 80 e-poster hver dag. Bare det vil være mange unger. Og mengden varsler viser ingen tegn til å synke, tvert imot.
De som lykkes er de som har et system. Et system som inneholder regler og grenser for hvordan du skal handle når du mottar e-post og meldinger, og også planlegge tiden din. Hvis du ikke har klare grenser, kommer du raskt tilbake til en hverdag med voksende hauger og stress.
Slik gjør du det
Du vil aldri kunne kontrollere når du mottar meldinger. Du kan imidlertid bestemme når og hvordan du skal håndtere meldinger som er mindre presserende. Du trenger faktisk ikke svare på hver melding med en gang.
- Opprett en daglig kalenderhendelse som er 30-45 minutter. I løpet av denne tidsblokken bestemmer du hvilke meldinger som haster og hvilke du kan svare på senere.
- Ikke planlegg noen møter og arbeid ikke med andre oppgaver i mellomtiden.
- Ha en frist for meldingene du ikke svarer på i løpet av den planlagte tidsblokken. Målet mitt er for eksempel å alltid gi tilbakemelding på disse innen 24 timer.
- Del systemet ditt med kollegene dine slik at de vet hvordan du jobber.
Hint:
I lynes kan du enkelt lage en tidsbegrenset referanse kalt «Fokus». For eksempel, med henvisningen aktivert, kan du slå av alle chat-varsler, samt videresende eksterne og interne telefonsamtaler. Når tiden for henvisningen er over, vil du automatisk være tilgjengelig igjen. På denne måten kan ingen forstyrre deg i fokustiden din.
Relatert innlegg
6 tips for å være mer effektiv på jobben
Drømmer du om redusert stress og økt kontroll på jobben din? Vi vet hvordan vi kan bytte jobbstress og kaos mot...
Les mer
2. Dokumenthåndtering
Ved å administrere dokumentene og filene dine konsekvent, sparer du mye tid. Hvis du ikke allerede har et system på plass, vil det ta noen dager å komme inn i det, men når det er på plass, vil du merke en stor forskjell.
Slik gjør du det
Mye handler om å lage et klart system for filnavn og mapper. Så opprett regler for hvordan du omdøper filene dine, spesielt når du har flere versjoner av et dokument. Legg for eksempel versjonsnummeret bak filnavnet, for eksempel Market Report_V1. Deretter, når du mottar tilbakemelding eller supplerer filen med ny informasjon, endrer du versjonsnummeret: Market Report_V2. I tillegg til å gjøre det enklere for deg selv, gjør det det også lettere å chatte og diskutere filene med medlemmene i teamet ditt. Du vil raskt se om du snakker om den samme versjonen eller ikke, og unngå misforståelser.
Hint:
Deling av filer i lynes er superenkelt! Dra en fil eller et dokument til en chat-kanal og slipp det direkte i kanalen. Voila! Alle kolleger kan kommentere og diskutere. I tillegg lagres all historikk automatisk, slik at du kan se hvem som har gjort hva og hvilke filer som har blitt delt i kanalen. I tillegg lagres alle samtaler sammen med filen i lynes. Hvis du kombinerer dette sammen med versjonsnummeret, vil du aldri jobbe i feil fil igjen.
3. Beskytt din mest verdifulle ressurs: tid
Tid er den desidert vanskeligste tingen å håndtere, og når det er en flaskehals eller forstyrrelse, kan du raskt miste mye dyrebar tid. For selv om du er en organisatorisk profesjonell (som Marie Kondo), er det ytre omstendigheter du ikke kan påvirke. Derfor er det godt å ha klare regler for hvordan man skal styre tiden sin i løpet av arbeidsdagen.
- Planlegg tidsblokker i kalenderen. Jeg jobber alltid i blokker. Dette betyr at jeg setter av tid til oppgaver som krever fokus og tar lengre tid i kalenderen min. Jeg har også en daglig kalenderoppføring for å administrere e-post og meldinger. For å kunne jobbe uforstyrret bruker jeg henvisningsfunksjonen i lynes, som både håndterer mine innkommende samtaler og slår av chatvarsler.
- Vær steinhard med møtetider. Møter kan virkelig være tidsstjelere, og det er viktig å være forsiktig med tiden når du har møter. De har en tendens til å passere over tid, så sørg for å starte og avslutte avtaler i tide.
- Sett klare og rimelige forventninger til tilbakemeldingene dine. Du kan ikke kontrollere hvordan folk velger å kommunisere med deg og når. Du kan imidlertid kontrollere når de forventer å motta et svar. Så hvis du svarer på tekstmeldinger om kvelden, setter du den forventningen. Hvis du i stedet venter til neste morgen, vil kolleger og kunder lære det. Så sett grenser og kommuniser det til kollegene dine - klarhet sparer både din og kollegaene dine tid.
Så enkelt er det! Et tredelt system som du enkelt kan lage selv.
Når du har de forskjellige delene på plass, vil du raskt merke forskjellen. Du vil ganske enkelt få mer gjort i dagene når du begynner å organisere arbeidet ditt. Og selvfølgelig tilpasser du det til grensene og rutinene som fungerer for deg. I tillegg hjelper lynes deg med mange smarte funksjoner som hjelper deg å bli mer organisert på jobben!
Du kan lese om alle de smarte funksjonene til lynes her. Selvfølgelig er du også hjertelig velkommen til å kontakte oss og vi vil fortelle deg mer om hvordan lynes kan hjelpe deg med å organisere arbeidsdagen din og gjøre kommunikasjonen mer effektiv.
