Hvordan lede eksternt: fjernarbeid for ledere

Fjernarbeid er ikke et nytt fenomen. De fleste av våre kunder har allerede en mer eller mindre mobil arbeidsstyrke. Men med koronapandemien og sosial distansering har problemet virkelig kommet i fokus for alle virksomheter. Og det vil bli enda mer vanlig i fremtiden.

Men hvilke effekter har fjernarbeid på organisasjonen, og hvordan kan du som leder handle for å engasjere deg, skape samhold og unngå konflikter når du ikke kan møtes som vanlig?

Vi har spurt kundene våre og samlet resultatet, mer om det lenger nede.

Fjernarbeid ikke bare en trend under pandemien

Mange globale selskaper, som Spotify og Google, har i dag vidtrekkende planer for fjernarbeid. Selv etter Covid-19.

Ta Google for eksempel.

Tidligere i år kunngjorde de at de har utvidet sin «arbeid hjemmefra» -politikken til minst juni 2021. Mange tror deler av politikken vil forbli på plass selv etter pandemien.

Et annet eksempel er Facebook, hvis administrerende direktør Mark Zuckerberg kunngjorde tidligere i år at han tror minst halvparten av selskapets ansatte vil jobbe hjemmefra innen 2030.

Og - som vanlig - det som starter i USA ender vanligvis i Sverige over tid.

Hvordan ser det ut i svenske selskaper?

Her i Sverige anbefaler Folkehelsebyrået at så mange som mulig jobber hjemmefra til slutten av året. Men selv før pandemien var trenden klar. En undersøkelse fra Chef magazine, publisert i desember 2019, viste at en av tre svensker jobber eksternt mer i dag enn for to år siden. I tillegg, ifølge en SIFO-undersøkelse, har nesten tre av fire svensker muligheten til å jobbe eksternt.

Når vi snakker med kundene våre, får vi det samme svaret; fjernarbeid er kommet for å bli, som vi har adressert i flere blogginnlegg før. Å kunne jobbe hjemmefra har også blitt stadig viktigere for mange ansatte. Som leder er det noe du må forholde deg til. Og det kan være en bratt læringskurve.

Hva kan vi lære av andre?

Blant våre kunder er mange selskaper der fjernarbeid er en naturlig del av virksomheten. Når vi møter dem, får vi mye innspill og spørsmål om å jobbe eksternt. Over tid har vi lært en eller annen ting. Her deler vi tips for å administrere eksternt arbeid, slik at det fungerer bra for både deg og dine ansatte.

Det er spesielt viktig å fremme samhørighet

For de som ikke har erfaring med å jobbe hjemmefra, kan stillheten og ensomheten være vanskelig. Spesielt hvis du jobber hjemme i lang tid. Derfor, som leder, må du aktivt jobbe for å opprettholde fellesskap og samhold, når det ikke skapes naturlig rundt kaffebarer eller i lunsjrommet. Du kan blant annet:

• Lag et virtuelt «kafferom» i lynes. La det være et uformelt rom hvor du kan snakke om ting som ikke er jobbrelaterte, spøke og sosialisere. Dette letter ikke bare stemningen, men skaper også en anerkjennelsesfaktor og kultur, som minner om det som finnes på arbeidsplassen.
• Når du har digitale møter, prøv å starte hvert møte med noe som ikke har noe med arbeid å gjøre. Det kan være en kort omvisning i hjemmet ditt eller et tips om en ny serie, eller et morsomt bilde. Små ting, som skaper bånd mellom dere og knytter teamet tettere sammen.
• Feir suksesser, uansett hvor små. Når du jobber hjemmefra, er dette lett å gå glipp av, og risikerer usynlige prestasjoner fra dine ansatte. Derfor er det minst like viktig at du roser kolleger, tar hensyn til bursdager og fremhever mennesker som har opptrådt utover det vanlige selv om du ikke blir sett.

Selv om disse situasjonene ikke føles så naturlige som de gjør på kontoret, bidrar de til å skape stabilitet for ansatte. Bare fordi du jobber eksternt betyr ikke det at møter som er booket skal avlyses, snarere tvert imot. For å bygge på rutiner og stabilitet er det viktig at du fortsatt har One2One og teammøter. Få alle lag og One2One til å møte hverandre over video. Å se hverandre bidrar til å øke moralen.

Hold oversikt over hvordan teamet ditt opplever fjernarbeid

Fjernarbeid som pågår over lengre tid er ukjent territorium for mange. Forsøk derfor å kontinuerlig lage et bilde av hvordan de ansatte har det og ta pulsen under de første One2One-møtene dine.

Still spørsmål som:

• Hva synes du er stimulerende ved å jobbe eksternt?
• Hva fungerer mindre bra med å jobbe eksternt?
• Hvordan er dette en god mulighet?
• Hvordan kan jeg best støtte deg gjennom denne tiden?
• Hva kan jeg ha misforstått i måten du jobber eksternt på?

‍

‍

Planlegg hvordan arbeidsplassen vil se ut i fremtiden

I en interessant artikkel i Harvard Business Review argumenterer forfatterne for at en «fremtidig tilbake» tilnærming bør vedtas for å skape en best mulig fremtidig arbeidsplass. Så derfor bør du spørre deg selv hvordan du vil at dine ansatte og kolleger skal dra nytte av fjernarbeid for å kose seg og gjøre en god jobb. Hvordan vil du at arbeidsplassen skal se ut om fem år, og hvilke skritt er nødvendig for å komme dit?

Gjør deg litt ekstra tilgjengelig

Ansatte som jobber eksternt trenger å vite og føle at du støtter dem. Gjør deg derfor tilgjengelig for regelmessig innsjekking. Dette er litt ekstra viktig hvis de ellers er i stand til å gå over til arbeidsplassen din og stille et raskt spørsmål.

I lynes planlegger du enkelt tider på dagen når du er tilgjengelig for spørsmål. Du kan også legge til et notat om at du er tilgjengelig, direkte på profilen din.

For å skape følelsen av at du fortsatt er på kontoret, send en «Hvordan går det?» til menneskene du vanligvis møtte på kontoret. Det blir en liten gest som betyr mye når du jobber eksternt.

Kommunikasjon på avstand er vanskeligere - så søk klarhet

Kommunikasjon kan være vanskelig i normale tilfeller, på avstand blir det enda vanskeligere! En måte å unngå misforståelser på er å overkommunisere. Ikke anta ting som kan virke åpenbare for deg. Beskriv nøyaktig hva du mener, selv om du tror du gjentar deg selv. Ikke alle har den samme informasjonen som deg.

I tillegg, når de jobber eksternt, må medlemmene i teamet ofte kommunisere mer enn de er vant til. Det er derfor viktig for deg som leder å sette et eksempel:

• Les meldingene dine litt ekstra nøye før du sender dem for å se om meldingen er klar. Ikke vær redd for å redigere meldingene du har sendt bort i tilfelle det er spørsmål. Dette kan du enkelt gjøre i lynes.
• Avslutt meldingene dine ved å spørre om du har gått glipp av informasjon som burde vært inkludert.
• Bruk One2One-kanaler i stedet for direktemeldinger i lynes. På denne måten blir diskusjonen mer formell, litt som når du går inn i et konferanserom for å ha et møte.
• Detaljer, klarhet, detaljer og klarhet. Når du ser setninger som «La oss gå tilbake» eller «God idé, la oss gjøre dette», så er dette perfekte muligheter til å avklare og overkommunisere. Hvem skal gå tilbake? Når og hvor? En god regel er at hvert innlegg i lynes har en eier som har ansvaret for samtalen og administrerer tidsfrister.

‍

Mål ytelse etter resultater og ikke tid

Fjernarbeid krever ofte ny tenkning. På flere måter. En slik ting er å slutte å sjekke ned tid og oppmøte, og i stedet fokusere på resultater og frister. lynes har flere smarte funksjoner som gjør det enklere:

• Bestill hastighetsmøter. I Teams-kanalen din kan du be alle om å dele prestasjonene sine, flaskehalsene og hva som gjenstår å gjøre. Når du går gjennom det under et møte i kanalen, får du en rask oversikt over hvordan arbeidet går. I tillegg skapes åpenhet slik at alle kan se de forskjellige delene av prosjektet.
• Bruk henvisninger. Når du jobber fra en kafé eller i et støyende miljø, er det ikke så hyggelig å snakke i telefonen. I lynes kan du enkelt legge et offentlig notat om at kollegene dine kan nå deg på for eksempel to timer. I mellomtiden kan du angi hvilke samtaler du vil koble til og om du vil motta chat-varsler fra lynes eller ikke. Du kan skreddersy henvisningen din akkurat slik du vil.

Bytt til videomøte for å unngå konflikt

At ikke-verbal kommunikasjon er en viktig del av hvordan vi kommuniserer, trenger knapt å sies. Men at det mangler er litt ekstra merkbart når du jobber eksternt og mye kommunikasjon foregår i tekstform. De fleste har sannsynligvis vært der på et tidspunkt.

Vær oppmerksom på dette. Hvis en diskusjon blir uklar, eller hvis følelsene eskalerer, ta en timeout og ha et videomøte i stedet. I tillegg er det superenkelt i lynes:

• Klikk på personens profilkort og deretter ringeknappen for å ringe personen.
• Inviter enkelt kolleger til samtalen ved å gjøre den om til en konferanse og dele møtelinken i kanalen.

Til slutt kjenner du laget ditt best. Bruk kunnskapen din om teamdynamikk og individuelle måter å jobbe på for å støtte dine ansatte på den måten som er best for deg.Vil du vite mer om alle de smarte funksjonene i lynes som hjelper deg med å forenkle fjernarbeid? Kontakt oss, så forteller vi deg mer!