Det er ingen hemmelighet at e-post er slitsom og i mange tilfeller fører til stress. Riktignok kan ulike former for synkron og asynkron kommunikasjon også forårsake stress, men her velger jeg å fokusere på e-post fordi jeg prøver å bevise et poeng.
Mange har helt eliminert e-post for intern kommunikasjon - vi inkluderte, noe som fører til en mer fredelig innboks ettersom e-postmeldinger erstattes av chatter og kanaler.
Eksternt da, er e-post fortsatt veien å vandre på?
Nei.
I en veldig slank innboks er alt du trenger å gjøre å gi plass til nyhetsbrev og spam, det er det!
Er du interessert i å bli kvitt miles lange tråder, søke etter vedlegg og generelt e-poststress? Les videre og finn ut hvorfor du bør få en chat-kanal med leverandørene dine.
Fordeler med å skaffe seg en chat-kanal med eksterne parter
Å bytte til chat-kanaler i stedet for e-post betyr at du ikke trenger å bytte mellom applikasjoner for forskjellige typer kommunikasjon. Ved å gjøre det kan du enkelt holde både intern og ekstern kommunikasjon på ett sted.
For oss og mange andre er dette noen av de store fordelene:
- Du unngår e-posttråder
- Vi har alle vært der. Det startet med en e-post i april, og tråden lever fortsatt femtielleve måneder senere. Selvfølgelig setter du pris på det ekstra når noen ikke svarer på den siste e-posten eller velger å svare bare til en person når flere trenger informasjonen.
- Reduser stress
Studier viser at e-post er en av de vanligste årsakene til stress. Følelsen av å alltid følge med og ikke falle etter i en uholdbar informasjonsflyt kan fange selv de beste. - Lag en bærekraftig struktur
Dedikerte kanaler og chatter gjør det enklere å minimere informasjonssiloer, nå de rette personene umiddelbart, og gjør det også enkelt å finne filer og lignende du delte med kolleger og leverandører. - Du trenger ikke å bytte mellom apper
- E-post og chat er sannsynligvis ikke de eneste appene du jobber med på daglig basis. Det kan være et CRM, finansielt program eller lignende. Ved å invitere leverandørene dine eliminerer du eksterne e-poster i den grad det er mulig, noe som betyr at du i mindre grad trenger å bytte mellom apper og miste fokus.
.avif)
Slik gjør vi det i lynes
Som ved en hendelse lever vi som vi lærer. En del av vår kommunikasjonspolicy forteller oss at vi ikke sender e-post internt, og at vi bør eliminere eksterne e-poster i den grad det er mulig. Derfor har vi dedikerte chatkanaler med de fleste av våre leverandører som vi har løpende dialog med.
For oss har effektene vært positive. Jeg får en klar oversikt over prosjektene våre og har også tilgang til å chatte privat med leverandørene og ikke bare i kanaler.
I Lynes er det to ruter å vandre. Du kan enten invitere anerkjente e-postspammere som gjester i lynes, eller hvis de bruker Slack, kan du velge å integrere en chat-kanal direkte med dem i Slack.
- Gjester i lynes
En gjestebruker koster gratis i lynes og du kan invitere så mange du vil. Når du oppretter en kanal, får alle medlemmene av kanalen tilgang til den og også live chat med medlemmene. For ikke å gjøre det uholdbart og forvirrende, er gjestene ikke synlige for alle, men bare de som har tilgang til kanalen (e) der leverandørene befinner seg. - Integrer en Slack-kanal
Hvis leverandøren bruker Slack, kan du også velge å synkronisere kanalene mellom lynes og Slack. På den måten trenger du ikke å «tvinge på» noen lynes (selv om du burde). En fin måte å gi leverandøren muligheten til å kommunisere med deg uten å måtte bytte app. - Det du gjør er å opprette en kanal i lynes kalt Provider X, og de lager en kanal i Slack kalt Customer X som du deretter synkroniserer.
Hva sier du? På tide å skylle e-postene. =
