Kort sagt betyr telefonsvarer at du lar en profesjonell telefonist motta selskapets innkommende anrop, når du selv ikke kan motta dem. Det er rett og slett en outsourcet mottakelse som du deler med mange andre selskaper. Kundene dine får alltid et personlig, profesjonelt svar når de ringer selskapet ditt, uten å pådra deg faste kostnader.
Integrert telefonmatching direkte i bedriftens sentralbord
Dessuten, hvis du integrerer telefonsvareren direkte i ditt digitale forretningssentralbord, blir det helautomatisert. Da brukes den bare nøyaktig ved de anledninger (høytider, fravær eller lignende) når du har bestemt deg for at den skal aktiveres — og ingenting annet. Smart, kostnadseffektiv og enkel. Det er slik tjenesten vår fungerer.
Men la oss støtte båndet litt og se på hvorfor selskaper og organisasjoner bruker telefonpassering.
Det er en klar forretningssak i de fleste virksomheter.
Finn ut hva tapte anrop koster selskapet
I dag ønsker kundene dine å få det de leter etter raskt. Hvis de ikke kan få tak i deg, er Google alltid i nærheten, med andre leverandører et trykk unna. Det er her forretningsfordelene ved telefonsitting blir mest tydelige.
Man kan tenke noe sånt som dette:
- Hvor mange av de innkommende samtalene kommer fra nye kunder?
- Hvor høye har vi termineringsrater for kunder som kontakter oss?
- Hva er en gjennomsnittlig kunde verdt?
- Hvor mange samtaler savner vi hver måned?
Du har kanskje ikke 100% oversikt over dette (spesielt ikke hvis du ikke har koblet kundedatabasen din med telefonien din slik du kan gjøre i lynes). Vi har full respekt for at dette gjelder for mange selskaper. Men alle kan teste å lage en kassekreditt.
«Hvis du går glipp av 1, 10 eller 30 samtaler om dagen, hva vil det bety for virksomheten din?»
Noen eksempler:
For drosjeselskapet er et innkommende anrop en ordre på noen hundre dollar, for rørleggerfirmaet et oppdrag verdt tusenvis av kroner. For megleren kan det være en provisjon på hundre tusen kroner.
Selvfølgelig er dette ikke svart eller hvitt. Hvor mye potensiell inntekt du går glipp av avhenger åpenbart av hvilken type virksomhet du har. Forhåpentligvis ringer kunden tilbake. Og forhåpentligvis kommer de frem da. Men det er nok at noen få prosent faller bort i prosessen for at den skal være synlig på den siste linjen.
Med telefonsvar i bakgrunnen har du alltid sikkerhetskopiering, slik at du får tak i både nye og eksisterende kunder.
Hvordan fungerer det på lynes?
Med en telefonsvarer via bedriftens sentralbord fra lynes Telefoni plasserer du en referanse om at du er opptatt i et møte eller ute med en kunde, direkte i appen. Da blir samtalene dine automatisk koblet til telefonsvareren mens du er borte.
Telefonisten varsler kunden din om at du er opptatt og mottar en melding med kontaktinformasjon slik at du kan ringe tilbake når du er tilgjengelig igjen. Hvis du vil, kan du også varsle telefonisten om å slippe gjennom samtaler fra bestemte numre, til tross for at du sitter opptatt.
«Møter som erstatter hverandre, bortfaller ledsaget av høye belastninger.. Telefonmatching på sitt beste, tilgjengelig når vi trenger det mest.»
Når er det nødvendig med en telefonsamtale?
Telefonsvar kan være nødvendig av og på i de fleste bedrifter og bedrifter. Spesielt hvis du er en mindre, slanket administrativ organisasjon (kanskje uten egne administratorer), kan det være vanskelig å følge med på alle samtalene. Det samme gjelder selvfølgelig i selskaper og organisasjoner der ansatte tilbringer mye tid på stedet med kunder og kunder.
Men må man bruke telefonpass-through, hva er alternativene?
Det viktigste, selvfølgelig, er at hver samtale håndteres riktig. Så er det et par forskjellige alternativer:
- Hvis telefonsentralen tillater det, bruk responsteam og spre ansvaret til selskapets ansatte
- Bruk din egen eller delte resepsjonist/telefonist
- Benytt deg av telefonsvarertjeneste (også kjent som telefonsvarertjeneste)
- Ha en «du vinner litt, du mister noen» -holdning og later som det regner
Ok, den siste er kanskje ikke så holdbar.
Men hvilke av de andre alternativene du velger, avhenger selvfølgelig av hvordan selskapets behov ser ut og hvilke ressurser du har internt og hvilke som er mest lønnsomme å outsource. En smart måte å få en kostnadseffektiv og kundevennlig løsning på er å kombinere svargrupper med telefonsvarer, der telefonpassering bare aktiveres hvis ingen i svargruppen er i stand til å motta samtalen.
Hvorfor bruke en responstjeneste - hva er fordelene?
Å bruke en telefonsvarer i deler av arbeidsdagen eller arbeidsuken, har flere fordeler i de fleste selskaper og organisasjoner. For eksempel har vi allerede sett på hva ubesvarte anrop kan bety i tapte inntekter og nedsatt kundeservice.
Med Lynes Telephony er det også superenkelt å integrere tjenesten i sentralbordet slik at du kan slå den på ved å trykke på en knapp, eller ved å bruke regler, dagene eller timene det trengs.
Her er et sammendrag av fordelene ved å få hjelp til å svare på telefonen:
- Høy tilgjengelighet og personlig service, selv når du ikke kan ta anrop
- Økt trygghet og produktivitet
- Redusert køtid for kundene dine
- Gjennom integrasjonen mellom forretningssentralbordet og telefonsentralen oppdateres linjestatus og henvisningsinformasjon i sanntid
Du bestemmer når du vil ha hjelp til å svare på telefonen
Er telefonsvar verdt den ekstra kostnaden?
Telefonsvar har mange fordeler, både for din indre trygghet og for servicenivået til kundene dine. Er det verdt den ekstra kostnaden? Selvfølgelig må du bestemme det, og veie fordelene med tjenesten i forhold til kostnadene. Det viktigste er ikke å miste kunder og potensielle kunder, uansett om du tildeler interne ressurser eller kjøper tjenesten fra oss.
Kan vi hjelpe?
Uansett hvilken løsning du velger, kan vi i lynes hjelpe deg med å utvikle en smart og brukervennlig telefoniløsning som er både brukervennlig, kundevennlig og kostnadseffektiv. Kontakt oss, så forteller vi deg mer om våre ulike tjenester og hvordan de hjelper deg og dine kolleger til en mer effektiv og produktiv arbeidsdag. Du kan også lese mer om vårt smarte og brukervennlige forretningssentralbord her.
