Hva er en Softphone?

Hvis du lander på denne siden, har du sannsynligvis googlet noe sånt som:

«Hva er en softphone?» eller kanskje: «Hvordan fungerer en softphone?»

Hvis du har googlet noe som «når skal jeg bruke ordet myk og er det fortsatt kult?» Du kan i stedet klikke her

Men hvis vi antar at du faktisk vil vite mer om softphones, har du kommet til rett sted. Her lærer du mer om fordelene og hvordan du kan bruke softphone til å jobbe mer effektivt.

Og du vil også bli kjent med en veldig sterk historie som involverer fasttelefoner, telefonsentraler og små dyr. Og ond forhastet død.

Først av alt, hva er en softphone?

Kort fortalt er en softphone et stykke programvare som kjører på en stasjonær eller bærbar datamaskin, nettbrett eller smarttelefon. Det gjør det mulig å ringe over Internett via Voice over Internet Protocol (VoIP) teknologi.

Dermed fjerner det behovet for en fysisk telefon og lar deg motta og administrere samtaler, administrere kontakter, enkelt søke etter kolleger, se linjestatus, ringe og chatte med kolleger, og se om kollegene dine er tilgjengelige. Alt gjennom datamaskinen eller telefonen.

En softphone er litt som en vanlig telefon. Skjønt mye mer. Jeg tenkte vi kunne starte med en læringshistorie om sedler som demonstrerer noen av fordelene ved å bytte til en programvarebasert telefoniløsning.

Si hei til Lisa (som jobber i et selskap uten softphones)

Lisa jobber i kundeservice på fasttelefoner-are-oss. Plutselig ringer det på telefonen hennes. Det kutter i brystet hennes, og hun tenker et nervøst sekund på å trekke seg med umiddelbar effekt.

(Jobb litt med oss, det vil være et poeng lenger nede)

Siden hun ikke vet hvordan samtalen kom inn til selskapet, og hun ser heller ikke hvem som ringer, svarer hun:

Velkommen til fasttelefoner-are-oss, hva kan jeg gjøre for deg (Lisa sitter på det nordiske salgskontoret med kunder i flere land)?

Det viser seg at Jonas jobber hos en av selskapets største kunder i Sverige. Lisa blir litt stresset fordi hun egentlig ikke kjenner kontraktsbetingelsene deres, eller hva de har snakket om i tidligere samtaler med kundeservice. Hun åpner opp det eksterne skrivebordet og prøver, mens hun nynner lykkelig og positivt til Jonas' skravling på den andre siden av linjen, administrere telefonen, CRM, tastatur og passord.

Jonas synes det føles litt frekt at Lisa ler når han forteller henne at familiekatten nettopp er blitt kjørt over. Men han spiller med og forteller saken sin.

Nå kommer neste utfordring for Lisa. Hun trenger å ringe Gustav på finans for å sjekke fakturaen som Jonas lurer på.

«Hold på,» sier hun stressende på sitt beste engelsk.

Jonas, som fortsatt føler seg litt fornærmet, svarer på engelsk rett fra farten: «Jeg venter.»

Etter et par sekunder blir Jonahs telefon plutselig helt stille. Han venter et øyeblikk, lepper på kaffen, roper «hei?» , prøver med «hei?» , venter litt lenger og legger til slutt på.

Sukk.

Fasttelefoner-er-us er banne me ikke kloke, tenker Jonas og kaster telefonen i skrivebordsskuffen. Har de ingen telefonpolicy eller?

Litt overdrevet reaksjon kanskje. Men det er ikke første gang det skjer, så han har et poeng.

Si hei til den nye Lisa.

Lisa, som ikke følte seg komfortabel med alle de sinte kundene på sin forrige jobb, bestemmer seg for å gjøre noe helt annet. Noe større. Noe viktig. Gjør noe negativt til en mulighet. Hun starter advokatorganisasjonen Softphones Uten Grenser. Aldri mer vil ansatte og kunder bli skadet av substandard telefoniløsninger! Sagt og gjort.

Så ringer det på telefonen. På Softphone.

Ikke bekymre deg, tenkte Lisa.

Lisa, som sitter på flyplassen i Genève, ser at samtalen har kommet inn via salgssløyfen deres. Før hun svarer på samtalen, mottar hun kundekortet og ser hvem som ringer, direkte i CRM-systemet.

«Hei Jonas!» Lisa svarer.

Jonas føler umiddelbart at han får en god respons. Lisa har virkelig snappet seg opp siden hennes tid på fasttelefoner - er vi. Nå ser hun på situasjonen og spør til og med hvordan familiens nye katt har det. Ja, bra, men det tok litt tid å komme over prikken. Jonas skjelver ved stemmen hans, men forteller ham sin virksomhet.

Lisa innser at det er bedre for Jonas å snakke direkte med den nye fyren i økonomiavdelingen fordi det handler om en faktura. Men hva het han? Tommy? Tomas? Mens Jonas fortsatt er i løkken, trykker hun inn»Tom ekko» i søkefeltet og finner Tobias direkte i økonomiavdelingen. På skjermen ser hun at han ikke er tilgjengelig. Kanskje Jonas vil legge igjen en melding i stedet?

Det blir flott, sier Jonas, jeg skal til lunsj uansett.

Lisa knytter samtalen videre til Gustavs telefonsvarer. Hun benytter også anledningen til å sende et varsel i chatten til Tobias om at han skal ringe Jonas så snart som mulig.

«Tenk om alle kunne ha en like god kundeservice som deg på Softphones Sans Frontieres,» begynner Jonas sin melding og forteller ham hva han trenger hjelp med.

Ikke vær det en seddellæringshistorie, så si!

Så, hva er fordelene med Softphone for virksomheten?

Som vi lærte av den emosjonelle berg- og dalbanen som Jonas gikk gjennom her ovenfor, påvirker kjæledyrenes velvære oss veldig mye. Men hovedpoenget vårt er at en softphone gir kundene raskere, mer relevant service. Kort sagt betyr det:

• Kompromissløs ekstern og intern kommunikasjon
• Ingen dyre startkostnader
• Enkel administrasjon
• Sjekk alltid tilgjengeligheten til kolleger
• Koble enkelt til samtaler med dra og slipp
• Samtaler, chat og CRM i samme visning

I tillegg til dette er det mange andre fordeler med softphones. Nedenfor kan du lese mer om hvordan softphones hjelper deg med å jobbe smartere, mer ergonomisk, moderne og effektivt.

5 tips for å jobbe smartere med softphone

• Integrer Softphone med ditt CRM-system
• Integrer Softphone med Caller Services
• Planlegg henvisningen
• Søk veien til kollegene dine
• Velg hvilket nummer du vil vise når du ringer

1. Integrer Softphone med ditt CRM-system

Ved å integrere Softphone med CRM-systemet ditt, vil du jobbe mye mer effektivt! Når du mottar et anrop fra en kunde, akkurat som Lisa på Softphones without Borders, vil du automatisk få kundebildet lastet opp direkte til systemet ditt. Du sparer massevis av tid fordi du ikke trenger å oppsøke personen som har ringt inn.

2. Integrer innringetjenester

Caller ID-presentatører har eksistert en god stund. Nå er det på tide å ta neste skritt i evolusjonen. Ved å koble til eksterne tjenester for innringer-ID, kan du umiddelbart se hvem som ringer deg. Er det en selger? Eksisterende kunde? Jonas? Nå har du svaret!

3. Planlegg henvisningen

Tilhører du de som ikke husker å ta på sokker før sko? Da vil du elske dette. Ved å planlegge utvidelsen unngår du jobbsamtaler etter arbeidstid. Mellom 08-17 er fasttelefonnummeret ditt åpent for innkommende anrop før og etter at de blir henvist til telefonsvarer.

4. Søk veien til kolleger

Sitter dere som oss spredt over hele landet? Eller har du en ny ansatt? Hvis ja, da vet du utfordringen med å holde øye med alle kolleger. Det går ikke. Ved å ha de riktige oppgavene på riktig person i sentralbordet, vil det være mye lettere å finne riktig person umiddelbart. lyness søkefunksjon er superenkel å jobbe med.

Eksempler:

skrive Finansielle I søkefeltet finner du alle som jobber i økonomiavdelingen. skrive Selg aksjer og du ser alle som jobber med salg i Stockholm. Dette gjør at selskapet føler seg «mindre» og unngår forvirring — både i selskapet og overfor kunder.

5. Velg hvilket nummer du vil vise når du ringer

En utrolig verdsatt funksjon er at du kan velge hvilket nummer du vil vise når du ringer ut. Du kan velge å alltid vise ditt direktenummer, mobilnummer eller utvekslingsnummer. Du kan til og med bytte fra samtale til samtale dette du gjør med et enkelt trykk på en knapp i softphone. Det er superglatt!

Arbeid uten grenser med softphone uansett hvor du er

IP-telefoni, eller VoIP som det også kalles, har virkelig endret måten vi bruker telefoni på i dag. Akkurat som Lisa (sin Lisa/Lisa 2.0) kan du sitte hvor som helst for å svare på samtalene som kommer inn via ditt direkte nummer eller via ringesløyfen. VoIP betyr at du ikke lenger trenger å være på et bestemt sted for å svare på anrop, gi støtte og administrere kundekontakter. Det eneste du trenger er internettilgang.

Koble selskapet med henvisninger, linjestatus og notater

Vi i lynes er lokalisert flere steder i Sverige. I tillegg er selvfølgelig selgerne våre ute og går nesten hele tiden.

Da er det viktig å ha tydelig kommunikasjon slik at det ikke er misforståelser eller «Jeg trodde det var deg som ville...» situasjoner.

Henvisningssystem, linjestatus og notater i Softphone gjør at kollegene dine føler seg mindre fjerne. I tillegg kan du raskt og enkelt se når kollegene dine er i samtale, syke eller sitter i et møte. Du vet også når en kollega er tilgjengelig for en chatmelding, og du kan alltid skrive interne notater som alle i selskapet kan se. Dette vil gjøre dere nærmere hverandre!

Hvor kommer samtalen fra? Svargruppe eller direkte nummer?

Det faktum at Softphone er smart er ikke nyheter. Spesielt når det gjelder å holde oversikt over innkommende anrop. I likhet med Lisa vil du umiddelbart se om et innkommende anrop kommer direkte til deg, er koblet fra en kollega eller kommer inn via støttesløyfen. På denne måten vil du alltid være forberedt når samtalen kommer. Det kan også være at en kollega har valgt å automatisk koble alle samtaler til deg fordi hun er opptatt i et møte. Når du mottar samtalen, vil du se hvem den er byttet fra, samt kollegaens referanse.

‍

Vil du vite mer?

Snakk med oss, så forteller vi deg mer om hvordan bedriften din kan dra nytte av våre smarttelefonløsninger. Oppstart er enkelt og glatt. I tillegg er vår svitsjeløsning fullstendig skybasert og tilpassbar, noe som gir deg kort ledetid fra beslutning til oppstart. Du velger også hvilken funksjonalitet og budsjett som passer for øyeblikket, hvis behovet endres, er det enkelt å legge til både brukere og funksjoner. Velkommen til lynes Telefoni!

Koble samtaler på en smart måte

Som jeg nevnte tidligere, lar softphone deg alltid se om kollegene dine er opptatt i samtale eller ikke. Dette vil gi deg beskjed om du skal koble til samtalen på nytt eller be den som ringer om å komme tilbake. Men det stopper ikke der. Du har også flere tilkoblingsalternativer å velge mellom. Blant annet kan du koble samtalen til:

• Fasttelefonnummer
• Mobilnummer
• Direkte til telefonsvarer

Dette gjør det lettere for telefonisten å vite at kundene som ringer inn alltid kommer rett.

Haukperspektiv på svargruppene

Svargrupper er en smart og enkel måte å strukturere innkommende anrop på. Det er også enkelt å holde oversikt over belastningen så lenge du tilhører en svargruppe. Men hva skjer hvis du er i to grupper, eller mer? Da er det ikke mange som holder styr på lenger. Og hvordan går det for personen som er overordnet ansvarlig for å dirigere svargruppene?

Med Softphone får personen et jevnt og brukervennlig grensesnitt som letter arbeidet. Du får sanntidsoversikt over hvordan hver gruppe presterer og kan raskt flytte svaragenter fra en svargruppe til en annen. Du kan også tydelig se hvor mange som er i kø, hvor mange samtaler som blir droppet og mer.

Klikk og ring med Softphone

De fleste tall på nettet har funksjonen Klikk for å ringe. Vår softphone støtter det. Dette lar deg i de fleste tilfeller ringe et telefonnummer direkte ved å klikke på det på en webside, i en e-postsignatur eller andre steder. Glatt og enkelt!

Vil du vite mer?

Snakk med oss, så forteller vi deg mer om hvordan bedriften din kan dra nytte av våre smarttelefonløsninger. Oppstart er enkelt og glatt. I tillegg er vår svitsjeløsning fullstendig skybasert og tilpassbar, noe som gir deg kort ledetid fra beslutning til oppstart. Du velger også hvilken funksjonalitet og budsjett som passer for øyeblikket, hvis behovet endres, er det enkelt å legge til både brukere og funksjoner. Velkommen til lynes Telefoni!