Husker du da vi sammenlignet Lynes med et bål? Et sted å samles, inspirere og diskutere. Dette er nøyaktig hvordan WhatsApp kan beskrives med den lille forskjellen at ved det leirbålet kan noen, vi kan kalle dem GDPR, komme smygende og kaste nitroglyserin på bålet.
Hva er WhatsApp?
Så. Hva WhatsApp er har sannsynligvis unngått få.
For de som på en eller annen måte har savnet det, her er en forklaring:
WhatsApp er en app for å sende meldinger, bilder, filer og foreta videosamtaler til venner og familie. En enkel måte å kommunisere helt gratis på. I tillegg kan du enkelt opprette grupper, og det spiller ingen rolle hvilken enhet du bruker.
- WhatsApp har 1,5 milliarder brukere
- Over 65 milliarder meldinger sendes daglig via WhatsApp
- 1 milliard brukere er aktive hver dag.
Dette høres bra ut, ikke sant? Tross alt, hvis så mange bruker WhatsApp på daglig basis, må det være kanon. Svaret er ja, WhatsApp er flott. Men ikke for bedriftskommunikasjon. Hvorfor? Les videre!
Gratis er deilig, men ettersmaken kan være bitter
WhatsApp er en gratis tjeneste for forbrukere, en tjeneste som flere og flere selskaper også bruker. Dette kan vise seg å være kostbart. Det er fordi GDPR-spørsmålet faktisk ikke blir behandlet. Selskapet er amerikansk og påvirkes ikke av GDPR, men sluttbrukeren og selskapet de jobber for har et ansvar og er ansvarlig for hvordan personopplysninger håndteres.
Vi ser dette problemet overalt. Med våre kolleger i bransjen, familie og venner. Listen kan gjøres lang med folk vi kjenner hvis selskaper kommuniserer primært gjennom WhatsApp.
Hvis du begynner å bli litt svett nå, kan du puste ut. Fordi formålet med dette innlegget ikke er å henge noen ut. Vi ønsker å hjelpe deg med å tenke nytt og fremheve et reelt problem som følger med bruk av WhatsApp for bedriftskommunikasjon.
I tillegg til det åpenbare, er det en helt ny dimensjon av spørsmål som sannsynligvis mangler svar for mange
- Hvem er ansvarlig for å legge til nye kolleger i gruppechatten
- Hvem fjerner kolleger som slutter
- Kan jeg dele dokumenter i WhatsApp?
- Setter alle kolleger pris på en ferie-selfie
- Er meldinger, filer og bilder kryptert
Gruppechatter i WhatsApp
Med WhatsApp kan du enkelt opprette grupper, noe som gjør det lettere å nå flere mennesker samtidig, og du trenger ikke å sende e-post til kollegene dine det minste.
Folk tar bedriftskommunikasjon i egne hender
Det er helt sikkert fristende å opprette en gruppe for forretningskommunikasjonen din i WhatsApp. Fordi du allerede bruker det privat. Grupper som Familien, Lisas Möhippa og Padelgänget er gitt. De fungerer, du når alle jevnt og enkelt.
Det kan starte med en «Friday-aw «-gruppe i selskapet i WhatsApp etterfulgt av Finance Gang, Super Support, og salgsteamet. Ketchup-effekten er et faktum. I det andre de ansetter finner en enkel og smidig måte å kommunisere på, de benytter anledningen. Har du ikke de riktige verktøyene for forretningskommunikasjonen din? og klare retningslinjer Du mister kontrollen, og konsekvensene vil følge.
Bli mer ineffektiv med WhatsApp
Den spontane effekten av WhatsApp kan være positiv, du chatter betydelig mer og e-postspam forsvinner. Noe som er bra. Men når du ser under panseret, er det ikke så gledelig. Hvor fallgruvene gjemmer seg, ineffektiv kommunikasjon og et ustrukturert kaos.
Tenk deg at du er medlem av Ekonomigruppen og har delt rapporter, fakturaer og passord for raskt å få informasjonen ut til kollegene dine. Hva gjør du da hvis noen ber om rapporten igjen, noen som kan gå inn i ledergruppen og presentere den aktuelle rapporten.
Allerede der har du et problem. Du kan filtrere filer, dokumenter og lenker, men du kan for eksempel ikke søke i «Balanserapport 2019», noe som fører til mye rulling før du finner den rette blant alt materialet du har delt i gruppen. I begynnelsen er det kanskje ikke en stor tidsinvestering, men si om to år, når du har delt over 350 filer og dokumenter i WhatsApp. Så vender det seg til å se.
Kjeden risikerer å bli ødelagt med WhatsApp
Du vet den filen du skal dele med kollegaen din, den som er 101 MB. Den som faktisk er for stor til å dele i WhatsApp, da de bare tillater filer på opptil 100 MB. Hvordan har du det nå? Dette er et vanlig problem for mange ettersom filer har en tendens til å være større enn du tror.
Forvirringen blir total når kollegaen din senere stiller seg spørsmålet - hvor mottok jeg den aktuelle filen? WhatsApp risikerer dermed å bryte kommunikasjonskjeden med et verktøy som ikke håndterer alle typer filer og størrelser.
Den som søker, finner
Viktigheten av å kunne søke, filtrere og organisere blant filer er viktig. Bedriftskommunikasjonen din bør muliggjøre dette. En annen smart funksjon ville være hvis du kunne ha trådede samtaler om et dokument og enkelt kunne trekke ut alle kommentarene om det. Med WhatsApp er dette ikke gjennomførbart, men med et annet smart verktøy er det akkurat det du kan gjøre. Hva det heter, vil vi fortelle deg litt lenger nede.
Bedriftskommunikasjon gir rom for andre
Har du noen gang mottatt en melding i en WhatsApp-gruppechat på en lørdag? Et enkelt spørsmål, eller en rask justering som noen av kollegene dine trenger hjelp med?
Faktisk er det forskning som viser at folk ikke viker unna å sende en melding via WhatsApp som en e-post på en lørdag kveld.
En WhatsApp-chatmelding føles ikke så formell, og du har sannsynligvis allerede brukt WhatsApp tidligere den lørdagen mens e-posten har vært uberørt siden du forlot kontoret sist fredag.
Dette skaper en oppførsel der ansatte synes det er vanskelig å gi slipp på jobben og tiden for avslapning reduseres og øyeblikkene av forstyrrelser i fritiden øker. Alt fordi den primære forretningskommunikasjonen er gjennom en app du bruker daglig. En app som ikke er designet for
bedriftskommunikasjon.
Så hva er avtalen med WhatsApp?
Akkurat som vi skrev litt lenger opp, vi er vanlige mennesker det vi bruker privat vet vi, vet hvordan det fungerer og er komfortable med måten å kommunisere på. Dette høres bra ut bortsett fra den lille detaljen at du bruker det privat.
Mange apper rettet mot enkeltpersoner er veldig gode, men tar ikke hensyn til selskaper og bedriftens måter å kommunisere på. Det er egentlig ikke et forretningskommunikasjonsverktøy. WhatsApp er et typisk eksempel på dette fenomenet.
Forretningskommunikasjon løst uten WhatsApp
Kjenner du deg igjen? Har du mottatt 18 nye varsler siden du begynte å lese dette innlegget? Er du halvveis inn i en annen fane i nettleseren din for å google «bedriftschat», «bedriftskommunikasjon» eller «samarbeidsverktøy» Rolig, skal vi nå presentere en løsning.
Hva hadde du sagt hvis vi kan tilby deg en forretningsapp designet for moderne bedrifter. Tenk et smart samarbeidsverktøy og en flott telefonbryter i samme løsning. Det er akkurat det Lynes er. I lynes tilbyr vi deg en hel mengde muligheter og ikke bekymre deg, gruppechatter er inkludert.
.avif)
Men i stedet for å kalle det gruppechatter som WhatsApp gjør, kaller vi det kanaler. I lynes, et verktøy designet for å effektivisere bedriftens kommunikasjon, kan du øyeblikkelig chatte med kolleger, sette opp forskjellige kanaler og team, noe som betyr at infrastrukturen er satt av selskapet og ikke av det kreative individet.
Når IT-avdelingen setter opp en ny bruker, velger den ganske enkelt tall fra listen og tilordner et team, for eksempel Finance. Dette gir brukeren direkte tilgang til alle kanalene som er forhåndsdefinert for rollen som en ansatt på økonomi.
Hvis den ansatte senere slutter, blir brukeren lett fjernet, og selvfølgelig forsvinner de fra alle kanaler. Med andre ord minimerer du administrasjonen din og sørger for at du har et verktøy utviklet for bedriftskommunikasjon.
Det er forskjellige typer kanaler - åpne og private. Så «Fridays-aw» er en viktig prat for deg, du eller administratoren kan sette den opp som en privat kanal og du inviterer de tørste inn på kontoret. Bedriftskommunikasjon skal også være morsomt!
Samle kommunikasjonen på ett sted
Med lynes som et naturlig knutepunkt for forretningskommunikasjon og prosjekter, kan du enkelt dele filer, uansett størrelse. Du kan dele filer, e-post, dokumenter og bilder direkte i samme feed. Den beste delen? Selvfølgelig er alt søkbart her sammenlignet med hvordan det er i WhatsApp.
En annen fin funksjon er gjengede svar for ikke å skjerpe kanalen. På denne måten samler du alle inndata rundt et dokument, og det blir enkelt å produsere informasjonen etterpå. I
Lynes bryter aldri kommunikasjonskjeden. Hvis du mottar en e-post som angår hele teamet, kan du enkelt dele den i kanalen og diskutere den med kollegene dine før du svarer.
Bytt mellom lyd og bilde
Som i WhatsApp kan du selvfølgelig ringe vanlige, men også video. En smart funksjon er at alle samtaler alltid er konferansesamtaler, noe som betyr at du raskt og enkelt kan løfte en inn til en kollega og slå på video.
lynes er ikke bare et flott samarbeidsverktøy for virksomheten din. Eller en grusom telefonbryter. lynes er begge deler. Det lar deg holde videomøter, motta samtaler, chatte med kolleger og kunder, og dele dokumenter - alt i en arbeidsflyt. lynes er også utviklet i Sverige og har svensk støtte, som aldri er lenger unna enn et tastetrykk.
I en verden av bedriftskommunikasjon kan du:
- Chat direkte med kollegene dine
- Gruppechat i forskjellige kanaler
- Del filer, bilder og dokumenter
- Hold enkelt videomøter med skjermdeling
- Foreta tale- og videosamtaler
- Inviter gjester som er en del av arbeidsflyten din
Oppsummert:
WhatsApp er en flott app, jeg kan ikke si noe annet. Men det er ikke en app designet for bedriftskommunikasjon. Hvis du vil jobbe mer effektivt, strukturert og fremfor alt trygt, anbefaler vi deg å tenke på nytt. Få en plattform designet for bedriftskommunikasjon der fleksibilitet og brukerfokus, der du kommuniserer trygt, enkelt og like morsomt som før.
Fra et arrangement kan du prøve lynes gratis i 30 dager... Bra, ikke sant?
