At kontoret er et rotete miljø er ikke nyheter.
Det er mange distraksjoner som gjør oss mindre produktive.
Kolleger som vil snakke med deg ved kaffemaskinen, noen som banker og ønsker hjelp selv om du egentlig ikke har tid. Hjerneforskere sier at vi trenger 25 minutter for å fokusere på nytt etter at vi er forstyrret.
Hvordan løser vi det?
De siste årene har det blitt stadig mer vanlig å jobbe eksternt, enten heltid eller deltid. Vi tror det er en trend som alle selskaper vil måtte forholde seg til de kommende årene.
Men hva med når du jobber hjemmefra, sitter du ikke bare og sover? Faktisk er det akkurat det motsatte. Det er vitenskapelig bevis for dette.
Og det er langt fra den eneste fordelen - hvis du håndterer fjernarbeid ordentlig. Ifølge Stanford-professor Nicholas Bloom får du mer gjort når du jobber eksternt enn hvis du jobber på kontoret. Det viser et toårig eksperiment han gjennomførte på reisebyrået Ctrip.
Eksperimentet viste blant annet at selskapet ble mer effektivt, reduserte personalomsetningen med 50 prosent og reduserte lokalkostnadene radikalt. Men mest av alt, personalet var lykkeligere.
Og alle vet at fornøyde kolleger er gode kolleger - som gjør en god jobb.
En annen studie, fra AfterCollege i USA, konkluderte med at 68% av yngre arbeidere ville være interessert i å ta en jobb hvis de hadde muligheten til fjernarbeid. Fjernarbeid kan derfor være et konkurransefortrinn når selskapet ønsker å tiltrekke seg yngre talent.
Det er derfor mange gode grunner, for praktisk talt ethvert selskap, å vurdere hva en mer mobil arbeidsstyrke vil bety for virksomheten.
Samhold og we-sense
Fjernarbeid og mobilitet er for mange selskaper et vinn-vinn-scenario som kommer alle til gode. Samtidig stiller det krav til selskapet. Etter hvert som vi jobber mer og mer eksternt, blir det også stadig viktigere å jobbe for å opprettholde en følelse av forbindelse med de som jobber eksternt. Kommunikasjon er sentralt. Gode verktøy er nødvendig for å jobbe effektivt og sammenhengende.
Et smart mobilt sentralbord er en forutsetning
I dag er det mye lettere å jobbe eksternt enn det var for bare fem år siden. Ikke minst har den nye generasjonen forretningsbrytere utviklet seg enormt og har fått et mangfold av nye digitale funksjoner som letter selskapets kommunikasjon. Et moderne og mobilt forretningssentralbord, som Lynes Telefoni, håndterer ikke bare innkommende og utgående samtaler, men blir et knutepunkt for mange deler av selskapets kommunikasjon.
Hvordan kan et forretningssentralbord støtte fjernarbeid?
La oss se litt mer på fem utfordringer som kan oppstå når du jobber eksternt, og hvordan et digitalt, skybasert forretningssentralbord hjelper til med å løse disse. De fem utfordringene er:
- Holde teamet sammen
- Administrer løpende oppfølging og coaching
- Sikre at kollegaer jobber effektivt eksternt
- Overvåking av KPIer og statistikk
- Sørg for at kunden får samme behandling, uavhengig av hvor agenten befinner seg
Utfordring 1: Hold teamet sammen
Er en smart chat-funksjon innebygd i forretningssentralbordet som alle kunder hos lynes Telefoni har tilgang til. lynes kan brukes mellom to eller flere deltakere, og du kan enkelt lage gjøremålslister, distribuere dokumenter og dele filer med kolleger. Det er også mulig å lage mapper og sortere filene som deles i chatten, noe som forenkler og skaper orden. lynes gir ganske enkelt selskapet et felles grensesnitt mellom kollegene på stedet og de som jobber eksternt, noe som er avgjørende for effektiv intern kommunikasjon.
En annen ting som er en utfordring når noen kolleger jobber på distans, er å holde møter. Med lynes er det ingen problemer, og når det er innebygd i bedriftssentralbordet ditt, unngår du problemer med ekstern programvare eller etterslepende lyder! Du kan ha møter via samtale, web eller video
Utfordring 2: kontinuerlig oppfølging og coaching med Wallboard
Å overvåke og se hvordan ansatte og kolleger presterer er viktig enten du jobber eksternt eller på kontoret. Hvis du har en selger som ønsker muligheten til å jobbe hjemmefra, kan du enkelt følge opp og se hvor mange samtaler personen har ringt? Hvor lenge har personen snakket med sine potensielle kunder og kunder? Hvor mange samtaler har du besvart? Dette er like viktig for å kunne vurdere om frihet under ansvar fungerer tilfredsstillende eller er det noen som trenger hjelp i arbeidet sitt?
Wallboard er en funksjon som gir deg tilgang til statistikken og informasjonen du trenger for å holde oversikt over dine KPI-er kontinuerlig, enten de ansatte er på kontoret eller på en kafé.
Dette gjelder også støtteavdelingen. Ingen kunder ønsker å vente lenge i en telefonkø. Med Wallboard, vil du kunne se hvor mange kunder som er i køen? Hvor lenge har de ventet i kø? Hvor mange agenter er tilgjengelige? Hvis det er behov for bemanning, kan du bruke Response Group Monitor til å logge på flere agenter. Alt dette kan du gjøre eksternt. Du vil ha full kontroll over ringmønsteret ditt og belastningen med vårt Wallboard
Utfordring 3: Administrer svargrupper og arbeid effektivt eksternt
Noe du vil unngå når du jobber eksternt er å kommunisere med kolleger unødvendig, hvorfor? Vel, det tar energi og tid. Hvis du kan utføre en oppgave uten å involvere en annen kollega, vil det være raskere å fullføre oppgaven.
Response Group Monitor lar deg logge inn og ut av kolleger i svargrupper uten å be dem om å logge på. Du har også sanntidsovervåking av hvor mange som står i kø, hvor mange samtaler du har droppet og hvor mange agenter som er på vakt. Du kan se dette uansett om bedriften din har et bedriftssentralbord eller et rent mobilt sentralbord fra lynes Telefoni. Sammen med Wallboard får du en virkelig jevn og effektiv løsning.
Utfordring 4: Evaluer resultater og KPIer med statistikk og rapporter
For å se om fjernarbeid er noe som passer din bedrift, er det viktig å kunne måle resultater og analysere dem i fred og ro. Et veldig godt verktøy for dette er vårt statistikk- og rapportverktøy. Det er et kraftig tillegg til lynes Wallboard, og gir innsikt live.
Med vårt rapport- og statistikkverktøy får du detaljerte rapporter om stort sett alt som gjøres. Du kan for eksempel se hvordan en svargruppe, agenter i en svargruppe presterte, hvor mange samtaler en bruker i bedriftens sentralbord har gjort osv. Du kan gå uker, måneder og år tilbake for å sammenligne resultatene. Hvis du vet hvilke parametere du vil se, kan du planlegge rapportene og få dem sendt til deg når du vil ha dem. Med vårt brukervennlige nettgrensesnitt kan du også logge inn og produsere rapportene du ønsker uansett hvor du er.
Utfordring 5: Sørg for at kundene dine alltid får riktig respons ved hjelp av en telefonpolicy
I tillegg til å ha de riktige systemene og verktøyene, er det viktig at kundene dine alltid får riktig respons, i tide, og at kolleger jobber effektivt. Dette kan selvfølgelig være en utfordring når du jobber eksternt, når du ikke kan coache og følge opp de ansatte på stedet. En klar telefonpolitikk er spesielt viktig.
Telefon- og telefonsentralen vil være ditt primære verktøy når du kommuniserer med hverandre. Da er det viktig at alle jobber på samme måte for å unngå unødvendig ekstraarbeid og for å få en rød tråd i selskapets kundesvar.
- Hvordan svarer vi på telefonen?
- Hvordan reagerer vi på en kunde som ønsker å snakke med en kollega som er opptatt i samtalen?
- Hva er reglene for fraværslederen og viderekobling?
For å bygge videre på forbindelsen er det viktig at alle følger telefonpolitikken. Dette er fordi det ikke skal være synlig for utsiden hvis du jobber hjemme eller på kontoret, både kunder og kolleger skal alltid få samme behandling.
Noen siste ord...
I dette innlegget har vi satt sammen fem viktige punkter for å diskutere i sammenheng med fjernarbeid og hvordan et mobilsentral/forretningsbryter kan hjelpe deg med å lykkes. Slik vi ser det, vil trenden med mobile arbeidsplasser og fjernarbeid bare fortsette å vokse. Det er altfor mange fordeler for både arbeidsgiver og arbeidstaker til at dette ikke skal være tilfelle.
Spørsmålet er bare:
Hvordan har du det i bedriften din?
